À propos de la mission. Une organisation humanitaire déploie des navires-hôpitaux pour donner aux populations d'Afrique accès à des soins chirurgicaux sûrs et gratuits. Parallèlement, elle collabore avec des partenaires locaux pour renforcer durablement les soins de santé, notamment par la formation, l'éducation et le renforcement des capacités. La branche locale est en pleine croissance et développement.
Au sein d'une petite équipe chaleureuse, les collègues se connaissent bien et les lignes de communication sont courtes. En tant que Coordinateur Office & Administration, vous veillez à ce que les collègues, les bénévoles et l'équipe soient bien soutenus et puissent se concentrer au maximum sur la mission. Vous combinez une gestion de bureau étendue avec l'administration, le soutien à la direction et la coordination des bénévoles au bureau et à domicile.
Vous gardez une vue d'ensemble, anticipez et agissez selon les besoins. Des agendas et rendez-vous aux assurances, classement, fournisseurs, questions informatiques pratiques et suivi administratif: vous assurez que les collègues peuvent compter sur un lieu de travail bien organisé et un soutien fiable.
Ce que vous ferez.
- Vous gérez le fonctionnement quotidien du bureau de manière autonome et avec beaucoup d'indépendance: des fournisseurs et fournitures de bureau au classement et aux questions informatiques pratiques.
- Vous structurez, identifiez les besoins et assurez le bon fonctionnement des processus pratiques et administratifs.
- Vous rapportez au directeur et coordonnez les priorités, les progrès, les points de blocage et les questions nécessitant une prise de décision.
- Vous apportez votre soutien pour les agendas, les rendez-vous, les visites, les documents et diverses tâches organisationnelles.
- Vous prenez en charge un large éventail de tâches administratives et veillez à ce que les dossiers, les délais et les informations soient correctement suivis.
- Vous coordonnez les tâches administratives des bénévoles travaillant au bureau ou à domicile.
- Vous êtes un point de contact accessible pour les collègues, les bénévoles, les fournisseurs et les visiteurs et prenez en charge les appels téléphoniques généraux si nécessaire.
Profil
- Un organisateur autonome et engagé qui aime prendre des responsabilités, apporter de la structure et trouver des solutions.
- Vous travaillez avec précision, discrétion et êtes orienté service, et vous vous sentez à l'aise dans une organisation en développement, où tout n'est pas figé et où vous prenez des initiatives.
- Vous avez plusieurs années d'expérience pertinente en gestion de bureau, administration ou une fonction de support similaire.
- Vous êtes bilingue néerlandais-frans et possédez une bonne connaissance de l'anglais.
- Vous maîtrisez Microsoft 365, en particulier Outlook, Word, Excel et Teams.
- L'expérience avec SharePoint est un plus et vous êtes ouvert aux méthodes de travail numériques efficaces.
- Vous vous reconnaissez dans la mission et les valeurs de l'organisation et pouvez vous identifier à une identité d'inspiration chrétienne.
Pratique
- Une fonction significative et polyvalente au sein d'une organisation chaleureuse, internationale et axée sur la mission.
- Vous travaillez dans une petite équipe avec des lignes courtes, beaucoup de responsabilités propres et la possibilité de contribuer au développement ultérieur de la branche locale.
- Un rôle central avec un impact visible sur le fonctionnement quotidien, avec la possibilité d'améliorer les processus, d'utiliser vos talents de manière plus large et de vous développer.
- Vous travaillez de préférence principalement depuis le bureau; le télétravail occasionnel est possible lorsque les tâches le permettent.
Comment postuler
Consultez le texte complet de la mission et les informations de candidature des que votre candidature sur mesure est prete.
Commandez une candidature sur mesure pour consulter la mission complete et les informations de candidature.
Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
Vous recevez juste assez de contexte pour evaluer si cette mission est interessante. Le briefing complet, les details client et les prochaines etapes restent disponibles dans l'app.