Politique de confidentialite IKONS

Derniere mise a jour : 7 juillet 2026

1. Introduction

IKONS (ci-apres "nous", "notre" ou "nos") s'engage a proteger votre vie privee et vos donnees personnelles. Cette politique de confidentialite explique comment nous collectons, utilisons, conservons et protegeons les donnees personnelles lorsque vous utilisez notre application et nos services ("IKONS Freelance Platform").

Nous traitons vos donnees personnelles conformement au Reglement general sur la protection des donnees (RGPD/GDPR) et aux autres legislations pertinentes en matiere de protection des donnees, y compris les lois neerlandaises et belges applicables.

2. Responsable du traitement

IKONS Freelance est le responsable du traitement des donnees personnelles via cette application. Pour toute question sur cette politique de confidentialite ou sur le traitement de vos donnees, vous pouvez nous contacter via :

E-mail : privacy@ikonsfreelance.io
Adresse postale : Frankrijklei 5, 2000 Anvers
Numero TVA : BE0783.643.303

3. Quelles donnees personnelles nous collectons

Selon votre utilisation de notre application, nous pouvons collecter les donnees personnelles suivantes :

Donnees de compte : nom, adresse e-mail, numero de telephone, mot de passe (chiffre).
Donnees de profil : nom de societe, nom commercial, informations professionnelles, photo de profil.
Donnees professionnelles : numero TVA, adresse de l'entreprise, numero d'entreprise, coordonnees bancaires (IBAN, BIC).
Donnees d'utilisation : informations sur la maniere dont vous utilisez notre application, heures de connexion, type de navigateur, adresse IP.
Communication : informations que vous nous fournissez lorsque vous nous contactez.

4. Finalites du traitement des donnees

Nous traitons vos donnees personnelles pour les finalites suivantes :

Creer et gerer votre compte utilisateur.
Fournir et personnaliser nos services.
Faciliter la facturation et l'enregistrement du temps.
Traiter les paiements et abonnements.
Ameliorer nos services et l'experience utilisateur.
Respecter les obligations legales.
Fournir le service client et le support.
Envoyer des messages de service et des mises a jour sur nos services.
Envoyer des notifications de jobmatching par e-mail sur la base de votre profil.
Envoyer des communications marketing (uniquement avec votre consentement explicite).

5. Bases juridiques du traitement des donnees

Nous traitons vos donnees personnelles sur les bases juridiques suivantes :

Execution d'un contrat : le traitement est necessaire a l'execution du contrat que vous avez conclu avec nous lors de l'utilisation de nos services.
Notifications de jobmatching : l'envoi par e-mail de missions correspondantes sur la base de votre profil est necessaire a l'execution du contrat (article 6.1.b RGPD) et ne repose pas sur le consentement.
Obligation legale : le traitement est necessaire pour respecter les obligations legales qui nous incombent, comme les obligations fiscales de conservation.
Interet legitime : le traitement est necessaire a la poursuite de nos interets legitimes, comme l'amelioration de nos services et de notre securite.
Consentement : vous avez donne votre consentement au traitement de vos donnees personnelles pour une ou plusieurs finalites specifiques, comme les communications marketing.

6. Durees de conservation

Nous ne conservons pas vos donnees personnelles plus longtemps que necessaire pour les finalites pour lesquelles elles ont ete collectees, ou pour respecter les obligations legales de conservation.

Durees de conservation specifiques :

Donnees de compte : tant que vous avez un compte actif et jusqu'a 2 ans apres la fermeture de votre compte.
Notifications de jobmatching : les donnees de profil et de matching sont conservees tant que votre compte est actif et jusqu'a 2 ans apres la fermeture de votre compte, sauf si une duree plus courte decoule de vos parametres de profil ou d'une demande de suppression valable.
Donnees de facturation et financieres : au moins 7 ans apres la fin de l'exercice comptable au cours duquel les donnees ont ete creees (obligation fiscale legale de conservation).
Communication : jusqu'a 2 ans apres le dernier contact.
Donnees d'utilisation : maximum 26 mois (donnees analytiques).

6.1 Parametres de profil

Vous pouvez adapter la duree de conservation par defaut dans les parametres de votre profil. Vous determinez ainsi combien de temps vos donnees sont conservees avant leur suppression automatique.

7. Partage de vos donnees

Nous ne vendons pas vos donnees personnelles a des tiers. Nous pouvons partager vos donnees personnelles avec :

Prestataires de services : des tiers qui fournissent des services pour notre compte, comme des processeurs de paiement, hebergeurs et outils de support.
Prestataires d'e-mail et d'infrastructure : les parties necessaires a l'envoi et a la gestion des notifications fonctionnelles de jobmatching, y compris notre propre infrastructure et les eventuels prestataires de services d'e-mail.
Conseillers professionnels : comme des comptables, conseillers juridiques ou auditeurs, lorsque necessaire.
Autorites publiques : lorsque nous y sommes legalement obliges.

7.1 Garanties

Lorsque nous partageons des donnees personnelles avec des prestataires de services, nous veillons a ce que ces parties offrent des garanties suffisantes pour la protection de vos donnees personnelles et nous concluons des contrats de sous-traitance lorsque necessaire.

8. Tableau des traitements et registre

Nous inscrivons les notifications de jobmatching comme finalite de traitement distincte dans notre registre des activites de traitement conformement a l'article 30 RGPD.

Finalite : notifications de jobmatching par e-mail sur la base du profil cree par l'Utilisateur.
Base juridique : execution du contrat (article 6.1.b RGPD), pas le consentement.
Categories de donnees personnelles : donnees de compte, adresse e-mail, donnees de profil, preferences, informations professionnelles et parametres de matching.
Duree de conservation : tant que le compte est actif et jusqu'a 2 ans apres sa fermeture, sauf si une duree plus courte s'applique en raison des parametres de profil ou d'une demande de suppression valable.
Destinataires : IKONS, collaborateurs autorises et sous-traitants necessaires a l'hebergement, a la gestion de l'application et a l'envoi fonctionnel d'e-mails, y compris notre propre infrastructure et les eventuels prestataires de services d'e-mail.
Obligation de registre : ce traitement est inscrit comme element distinct dans le registre des activites de traitement d'IKONS.

9. Transferts internationaux de donnees

Vos donnees peuvent etre transferees vers et traitees dans des pays en dehors de l'Espace economique europeen (EEE), ou la legislation en matiere de protection des donnees peut differer de celle de votre propre pays.

Lorsque nous transferons des donnees en dehors de l'EEE, nous veillons a ce que des garanties appropriees soient mises en place, comme l'utilisation de clauses contractuelles types approuvees par la Commission europeenne, ou d'autres mecanismes juridiques assurant une protection adequate.

10. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et technologies similaires sur notre site web et dans notre application afin d'ameliorer votre experience et de soutenir certaines fonctionnalites. Vous pouvez gerer vos preferences de cookies via les parametres de cookies dans l'application.

Nous utilisons les types de cookies suivants :

Cookies essentiels : necessaires au fonctionnement de nos services.
Cookies analytiques : nous aident a comprendre comment les utilisateurs utilisent nos services. Ces cookies ne sont places qu'avec votre consentement.
Cookies fonctionnels : nous permettent de proposer certaines fonctionnalites, comme la memorisation des preferences.
Cookies marketing : utilises a des fins marketing et places uniquement avec votre consentement explicite.

11. Securite de vos donnees

Nous prenons la securite de vos donnees personnelles au serieux et avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriees pour proteger vos donnees personnelles contre tout traitement non autorise ou illicite, ainsi que contre la perte, la destruction, les dommages, la modification ou la divulgation.

Ces mesures comprennent notamment :

Chiffrement des donnees sensibles.
Controles d'acces et procedures d'authentification.
Evaluations et mises a jour regulieres de securite.
Personnel forme a la protection des donnees.
Gestion des incidents et procedures de notification.

12. Vos droits en matiere de confidentialite

En vertu du RGPD/GDPR, vous disposez des droits suivants concernant vos donnees personnelles :

Droit d'acces : vous avez le droit de recevoir une copie des donnees personnelles que nous detenons a votre sujet.
Droit de rectification : vous avez le droit de faire corriger des donnees inexactes ou completer des donnees incompletes.
Droit a l'effacement : vous avez le droit de faire supprimer vos donnees personnelles dans certaines circonstances.
Droit a la limitation : vous avez le droit de limiter temporairement le traitement de vos donnees personnelles.
Droit a la portabilite des donnees : vous avez le droit de recevoir vos donnees dans un format structure, couramment utilise et lisible par machine.
Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos donnees personnelles dans certaines circonstances.
Droit de ne pas faire l'objet d'une decision automatisee : vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une decision fondee exclusivement sur un traitement automatise.

12.1 Exercer vos droits

Vous pouvez exercer vos droits via les parametres de confidentialite de votre compte, ou en nous contactant via privacy@ikonsfreelance.io. Nous repondrons a votre demande dans un delai d'un mois, sauf si la complexite de la demande justifie une prolongation de ce delai.

13. Incidents de donnees

En cas de violation de donnees impliquant vos donnees personnelles et presentant un risque pour vos droits et libertes, nous vous informerons des que possible de cet incident, de ses consequences possibles et des mesures que nous avons prises pour y remedier.

Nous tenons un registre de tous les incidents de donnees et les signalons, lorsque requis, a l'autorite de controle competente dans les 72 heures suivant leur decouverte.

14. Analyse d'impact relative a la protection des donnees

Lorsque necessaire, nous realisons des analyses d'impact relatives a la protection des donnees (DPIA) afin d'identifier et de minimiser les risques de nos activites de traitement, en particulier pour les nouvelles technologies ou les traitements susceptibles de presenter un risque eleve pour vos droits et libertes.

15. Modifications de cette politique de confidentialite

Nous pouvons mettre a jour cette politique de confidentialite de temps a autre afin de refleter des changements dans nos services, des modifications de la legislation en matiere de confidentialite ou pour d'autres raisons. La version la plus recente de la politique de confidentialite est toujours disponible via notre site web et notre application.

Si nous apportons des modifications materielles a cette politique de confidentialite, nous vous en informerons par e-mail ou par une notification dans notre application avant leur entree en vigueur.

16. Plaintes et autorite de controle

Si vous avez des questions ou plaintes concernant la maniere dont nous traitons vos donnees personnelles, contactez-nous d'abord via privacy@ikonsfreelance.io. Nous souhaitons vous aider a resoudre toute preoccupation.

Vous avez egalement le droit d'introduire une plainte aupres de l'autorite de controle de la protection des donnees :

Pour les Pays-Bas : Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Pour la Belgique : Autorite de protection des donnees (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

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Derniere mise a jour : 7 juillet 2026

Contact : privacy@ikonsfreelance.io - Frankrijklei 5, 2000 Anvers - BE0783.643.303