Politique de confidentialite IKONS

Derniere mise a jour : 31 aout 2026

1. Introduction

IKONS (ci-apres "nous", "notre" ou "nos") s'engage a proteger votre vie privee et vos donnees personnelles. Cette politique de confidentialite explique comment nous collectons, utilisons, conservons et protegeons les donnees personnelles lorsque vous utilisez notre application et nos services ("IKONS Freelance Platform").

Nous traitons vos donnees personnelles conformement au Reglement general sur la protection des donnees (RGPD/GDPR) et aux autres legislations pertinentes en matiere de protection des donnees, y compris les lois neerlandaises et belges applicables.

2. Responsable du traitement

IKONS Freelance est le responsable du traitement des donnees personnelles via cette application. Pour toute question sur cette politique de confidentialite ou sur le traitement de vos donnees, vous pouvez nous contacter via :

E-mail : privacy@ikonsfreelance.io
Adresse postale : Frankrijklei 5, 2000 Anvers
Numero TVA : BE0783.643.303

3. Quelles donnees personnelles nous collectons

Selon votre utilisation de notre application, nous pouvons collecter les donnees personnelles suivantes :

Donnees de compte : nom, adresse e-mail, numero de telephone, mot de passe (chiffre).
Donnees de profil : nom de societe, nom commercial, profil professionnel, competences, experience, preferences, categories et regions selectionnees, mots-cles, photo de profil et autres informations de matching.
Donnees de CV et de profil : texte de CV, documents de CV, extractions de profil et de CV, informations de portfolio et liens de site web ou de profil que vous fournissez.
Donnees professionnelles : numero TVA, adresse de l'entreprise, numero d'entreprise, coordonnees bancaires (IBAN, BIC).
Donnees d'utilisation : informations sur la maniere dont vous utilisez notre site web et notre application, heures de connexion, type de navigateur, adresse IP, interactions avec les offres, actions de candidature, journaux de matching et de recommandation et signaux de securite.
Donnees de candidature et sorties d'IA : Candidatures sur mesure generees, analyses d'adequation, optimisations de CV, lettres de motivation, contexte tarifaire, donnees de verdict d'adequation et materiels de candidature fournis ou modifies par vous.
Communication : informations que vous nous fournissez lorsque vous nous contactez, messages de chat avec Matti / AI Coach, demandes de support et historique de support.
Donnees d'offres : donnees relatives aux missions et offres d'emploi que nous recevons, collectons ou extrayons de sources tierces afin d'afficher, structurer et matcher des offres.

4. Finalites du traitement des donnees

Nous traitons vos donnees personnelles pour les finalites suivantes :

Creer et gerer votre compte utilisateur.
Fournir et personnaliser nos services.
Generer des Candidatures sur mesure, y compris des analyses d'adequation, des optimisations de CV et des lettres de motivation.
Realiser l'extraction de profil et de CV et convertir les informations fournies en donnees structurees de profil et de matching.
Recommander, classer et matcher des missions sur la base des donnees de profil, preferences, interactions avec les offres, donnees d'extraction d'offre, scores de matching, exclusions strictes et autres signaux de matching.
Traiter les offres avec des systemes automatises et assistes par IA afin de convertir les donnees sources en donnees structurees d'affichage et de matching.
Assister les utilisateurs via Matti / AI Coach, l'aide produit, l'aide a la navigation, le contexte de matching et de profil et le transfert vers le support.
Faciliter la facturation, la gestion des credits et l'enregistrement du temps lorsque applicable.
Traiter les paiements, credits et abonnements lorsque applicable.
Ameliorer nos services et l'experience utilisateur.
Prevenir et examiner la fraude, les abus, les incidents de securite et les defaillances techniques.
Respecter les obligations legales.
Fournir le service client et le support.
Envoyer des messages de service et des mises a jour sur nos services.
Envoyer des notifications de jobmatching par e-mail sur la base de votre profil.
Envoyer des communications marketing (uniquement avec votre consentement explicite).

5. Bases juridiques du traitement des donnees

Nous traitons vos donnees personnelles sur les bases juridiques suivantes :

Execution d'un contrat : le traitement est necessaire a l'execution du contrat que vous avez conclu avec nous lors de l'utilisation de nos services.
Services payants et generes : le traitement pour la Candidature sur mesure, l'utilisation de credits, le paiement, la livraison de contenu numerique, l'extraction de profil et de CV et les fonctionnalites essentielles de la plateforme est necessaire a l'execution du contrat (article 6.1.b RGPD).
Jobmatching, recommandations et notifications fonctionnelles : le classement et la recommandation de missions ainsi que l'envoi par e-mail de missions correspondantes sur la base de votre profil sont necessaires a l'execution du contrat (article 6.1.b RGPD) et ne reposent pas sur le consentement.
Obligation legale : le traitement est necessaire pour respecter les obligations legales qui nous incombent, comme les obligations fiscales de conservation.
Interet legitime : le traitement est necessaire a la poursuite de nos interets legitimes, comme la securite, la prevention de la fraude, le debogage, le controle qualite et l'amelioration de nos services, pour autant que vos droits et libertes ne prevalent pas.
Consentement : vous avez donne votre consentement au traitement de vos donnees personnelles pour une ou plusieurs finalites specifiques, comme les communications marketing, les cookies analytiques ou les donnees optionnelles que vous fournissez volontairement lorsqu'elles ne sont pas necessaires au service demande.

6. Durees de conservation

Nous ne conservons pas vos donnees personnelles plus longtemps que necessaire pour les finalites pour lesquelles elles ont ete collectees, ou pour respecter les obligations legales de conservation.

Durees de conservation specifiques :

Donnees de compte : tant que vous avez un compte actif et jusqu'a 2 ans apres la fermeture de votre compte.
Notifications de jobmatching : les donnees de profil et de matching sont conservees tant que votre compte est actif et jusqu'a 2 ans apres la fermeture de votre compte, sauf si une duree plus courte decoule de vos parametres de profil ou d'une demande de suppression valable.
Candidatures generees, analyses d'adequation, optimisations de CV et lettres de motivation : tant que votre compte est actif et jusqu'a 2 ans apres la fermeture de votre compte, sauf si vous demandez plus tot la suppression ou si une conservation plus longue est necessaire pour la gestion d'un litige.
Documents de CV, donnees d'extraction de profil et de CV et liens de site web ou de profil : aussi longtemps que necessaire pour la fonctionnalite de profil, matching ou candidature demandee et au plus tard jusqu'a 2 ans apres la fermeture de votre compte, sous reserve des obligations legales ou demandes de suppression valables.
Historique Matti / AI Coach et support : jusqu'a 2 ans apres le dernier contact, sauf si une conservation plus longue est necessaire pour la securite, la gestion d'un litige ou les obligations legales.
Journaux de jobmatching, recommandation et extraction : aussi longtemps que necessaire pour le fonctionnement, la securite, le controle qualite et l'amelioration du service, en principe jusqu'a 2 ans apres leur creation ou la fermeture de votre compte.
Donnees de facturation et financieres : au moins 7 ans apres la fin de l'exercice comptable au cours duquel les donnees ont ete creees (obligation fiscale legale de conservation).
Communication : jusqu'a 2 ans apres le dernier contact.
Donnees d'utilisation : maximum 26 mois (donnees analytiques).

6.1 Parametres de profil

Vous pouvez adapter la duree de conservation par defaut dans les parametres de votre profil. Vous determinez ainsi combien de temps vos donnees sont conservees avant leur suppression automatique.

7. Partage de vos donnees

Nous ne vendons pas vos donnees personnelles a des tiers. Nous pouvons partager vos donnees personnelles avec :

Prestataires de modeles d'IA et d'automatisation : parties qui nous aident pour la generation assistee par IA, l'extraction de profil et de CV, l'extraction d'offres, l'aide au matching et Matti / AI Coach.
Prestataires de services : des tiers qui fournissent des services pour notre compte, comme des hebergeurs et fournisseurs de bases de donnees, processeurs de paiement, prestataires analytics, outils de support et services de securite ou de monitoring.
Prestataires d'e-mail et d'infrastructure : les parties necessaires a l'envoi et a la gestion des notifications fonctionnelles de jobmatching, y compris notre propre infrastructure et les eventuels prestataires de services d'e-mail.
Conseillers professionnels : comme des comptables, conseillers juridiques ou auditeurs, lorsque necessaire.
Autorites publiques : lorsque nous y sommes legalement obliges.

7.1 Garanties

Lorsque nous partageons des donnees personnelles avec des prestataires de services, nous veillons a ce que ces parties offrent des garanties suffisantes pour la protection de vos donnees personnelles et nous concluons des contrats de sous-traitance lorsque necessaire. Nous limitons les donnees partagees a ce qui est necessaire pour le traitement concerne et exigeons des mesures de securite techniques et organisationnelles appropriees.

8. Tableau des traitements et registre

Nous inscrivons le jobmatching, la generation de candidatures assistee par IA et l'extraction d'offres comme finalites de traitement distinctes ou identifiables dans notre registre des activites de traitement conformement a l'article 30 RGPD.

Finalite : jobmatching, recommandations et notifications fonctionnelles de jobmatching sur la base du profil cree par l'Utilisateur et du comportement de matching.
Finalite : Candidature sur mesure assistee par IA, y compris analyse d'adequation, optimisations de CV et lettre de motivation sur la base des donnees de profil, CV, offre, tarif et verdict d'adequation.
Finalite : extraction d'offres assistee par IA ou automatisee pour l'affichage, le filtrage et le matching des offres.
Finalite : Matti / AI Coach pour les questions produit, la navigation, le contexte de matching et de profil et le transfert vers le support.
Base juridique : execution du contrat (article 6.1.b RGPD) pour les fonctionnalites essentielles et les services payants/generes ; consentement lorsque requis pour les donnees optionnelles, analytics ou marketing ; interet legitime pour la securite et l'amelioration du service ; obligation legale lorsque necessaire.
Categories de donnees personnelles : donnees de compte, adresse e-mail, donnees de profil, preferences, informations professionnelles, texte de CV et de profil, documents, liens, materiels de candidature, messages de chat et de support, interactions avec les offres et parametres de matching.
Duree de conservation : tant que le compte est actif et en principe jusqu'a 2 ans apres sa fermeture, sauf si une duree plus courte s'applique en raison des parametres de profil ou d'une demande de suppression valable, ou si une obligation legale de conservation plus longue s'applique.
Destinataires : IKONS, collaborateurs autorises et sous-traitants necessaires a l'hebergement, a la gestion des bases de donnees, au traitement IA, a la gestion de l'application, a l'envoi fonctionnel d'e-mails, au paiement, aux analytics, au support et a la securite.
Controle humain et correction : lorsque le traitement automatise influence les recommandations ou les donnees de profil/matching, l'Utilisateur peut demander une correction et, lorsque requis, un controle humain ou une explication.

9. Transferts internationaux de donnees

Vos donnees peuvent etre transferees vers et traitees dans des pays en dehors de l'Espace economique europeen (EEE), ou la legislation en matiere de protection des donnees peut differer de celle de votre propre pays.

Lorsque nous transferons des donnees en dehors de l'EEE, par exemple via des prestataires d'IA, d'hebergement, d'analytics, d'e-mail, de paiement ou de support, nous veillons a ce que des garanties appropriees soient mises en place, comme une decision d'adequation, des clauses contractuelles types approuvees par la Commission europeenne, des mesures de securite supplementaires lorsque necessaire, ou d'autres mecanismes juridiques assurant une protection adequate.

10. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et technologies similaires sur notre site web et dans notre application afin d'ameliorer votre experience et de soutenir certaines fonctionnalites. Vous pouvez gerer vos preferences de cookies via les parametres de cookies dans l'application.

Nous utilisons les types de cookies suivants :

Cookies essentiels : necessaires au fonctionnement de nos services.
Cookies analytiques : nous aident a comprendre comment les utilisateurs utilisent nos services. Ces cookies ne sont places qu'avec votre consentement.
Cookies fonctionnels : nous permettent de proposer certaines fonctionnalites, comme la memorisation des preferences.
Cookies marketing : utilises a des fins marketing et places uniquement avec votre consentement explicite.

11. Securite de vos donnees

Nous prenons la securite de vos donnees personnelles au serieux et avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriees pour proteger vos donnees personnelles contre tout traitement non autorise ou illicite, ainsi que contre la perte, la destruction, les dommages, la modification ou la divulgation.

Ces mesures comprennent notamment :

Chiffrement des donnees sensibles.
Controles d'acces et procedures d'authentification.
Evaluations et mises a jour regulieres de securite.
Personnel forme a la protection des donnees.
Gestion des incidents et procedures de notification.

12. Vos droits en matiere de confidentialite

En vertu du RGPD/GDPR, vous disposez des droits suivants concernant vos donnees personnelles :

Droit d'acces : vous avez le droit de recevoir une copie des donnees personnelles que nous detenons a votre sujet.
Droit de rectification : vous avez le droit de faire corriger des donnees inexactes ou completer des donnees incompletes.
Droit a l'effacement : vous avez le droit de faire supprimer vos donnees personnelles dans certaines circonstances.
Droit a la limitation : vous avez le droit de limiter temporairement le traitement de vos donnees personnelles.
Droit a la portabilite des donnees : vous avez le droit de recevoir vos donnees dans un format structure, couramment utilise et lisible par machine.
Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos donnees personnelles dans certaines circonstances.
Droit de ne pas faire l'objet d'une decision automatisee : vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une decision fondee exclusivement sur un traitement automatise.
Droit a un controle humain ou a une correction : lorsque le traitement automatise ou assiste par IA influence votre profil, vos donnees de matching, recommandations ou sorties de candidature generees, vous pouvez nous demander une correction, une explication ou un controle humain lorsque requis.

12.1 Exercer vos droits

Vous pouvez exercer vos droits via les parametres de confidentialite de votre compte, ou en nous contactant via privacy@ikonsfreelance.io. Nous repondrons a votre demande dans un delai d'un mois, sauf si la complexite de la demande justifie une prolongation de ce delai.

13. Incidents de donnees

En cas de violation de donnees impliquant vos donnees personnelles et presentant un risque pour vos droits et libertes, nous vous informerons des que possible de cet incident, de ses consequences possibles et des mesures que nous avons prises pour y remedier.

Nous tenons un registre de tous les incidents de donnees et les signalons, lorsque requis, a l'autorite de controle competente dans les 72 heures suivant leur decouverte.

14. Analyse d'impact relative a la protection des donnees

Lorsque necessaire, nous realisons des analyses d'impact relatives a la protection des donnees (DPIA) afin d'identifier et de minimiser les risques de nos activites de traitement, en particulier pour les nouvelles technologies ou les traitements susceptibles de presenter un risque eleve pour vos droits et libertes.

15. Modifications de cette politique de confidentialite

Nous pouvons mettre a jour cette politique de confidentialite de temps a autre afin de refleter des changements dans nos services, des modifications de la legislation en matiere de confidentialite ou pour d'autres raisons. La version la plus recente de la politique de confidentialite est toujours disponible via notre site web et notre application.

Si nous apportons des modifications materielles a cette politique de confidentialite, nous vous en informerons par e-mail ou par une notification dans notre application avant leur entree en vigueur.

16. Plaintes et autorite de controle

Si vous avez des questions ou plaintes concernant la maniere dont nous traitons vos donnees personnelles, contactez-nous d'abord via privacy@ikonsfreelance.io. Nous souhaitons vous aider a resoudre toute preoccupation.

Vous avez egalement le droit d'introduire une plainte aupres de l'autorite de controle de la protection des donnees :

Pour les Pays-Bas : Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Pour la Belgique : Autorite de protection des donnees (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Politique de confidentialite IKONS

Derniere mise a jour : 31 aout 2026

Contact : privacy@ikonsfreelance.io - Frankrijklei 5, 2000 Anvers - BE0783.643.303