Secrétaire de direction

Vous êtes le maillon indispensable au cœur d'une organisation gouvernementale. Grâce à votre attitude proactive et votre perspicacité, vous soutenez la direction. Vous êtes la cheville ouvrière et veillez à ce que tout se passe bien, même en période de forte activité ou lorsque les plans changent. Vous savez ce qui est important et ce qui peut attendre. Vous travaillez en étroite collaboration avec la direction et servez de tampon entre l'organisation interne et le monde extérieur.

Vous rejoindrez le secrétariat de direction, qui fait partie du département de conseil aux entreprises. Ce département travaille sur des questions stratégiques telles que la politique municipale, les affaires publiques et l'agenda de lobbying de la direction. En tant que secrétaire de direction, vous soutenez le collège des bourgmestre et échevins. Avec vos collègues, vous assurez le bon fonctionnement de l'organisation et une direction bien informée. Au sein de l'équipe, nous nous soutenons mutuellement.

En cas de maladie ou d'absence, nous nous entraidons si nécessaire. Cela demande une certaine flexibilité dans les jours de travail, mais crée également une équipe soudée et fiable sur laquelle vous pouvez compter.

Ce que vous ferez.

• Gérer les agendas et établir les priorités en fonction du contenu et des relations politico-administratives
• Gérer la correspondance confidentielle et réagir rapidement aux changements d'agenda
• Préparer la réunion hebdomadaire des directeurs, veiller à la fourniture des documents et à la préparation de l'ordre du jour
• Être le premier point de contact pour les collègues et les relations externes
• Organiser des réunions et des événements et assurer un accueil chaleureux
• Suivre l'avancement des accords et organiser les transports, les dîners et les attentions
• Identifier les goulots d'étranglement dans la planification, planifier à l'avance et s'assurer que les informations nécessaires sont disponibles en temps voulu

Vous êtes perspicace, assertif et avez un bon sens de l'humour. Vous savez relativiser et passer facilement d'un intérêt à l'autre. Vous êtes méticuleux avec les informations confidentielles et avez le sens des relations administratives. Vous êtes le maillon indispensable au cœur de l'organisation. Grâce à votre attitude proactive et votre perspicacité, vous soutenez la direction et veillez à ce que tout se passe bien, même en période de forte activité ou lorsque les plans changent.

Ce qui est demandé

• Au minimum un diplôme MBO en secrétariat, tel que secrétaire de direction, assistant de direction ou gestion de bureau
• Au minimum 5 ans d'expérience en tant que secrétaire de direction
• Expérience avérée en tant que secrétaire de direction dans un environnement politico-administratif, acquise au sein d'une organisation gouvernementale
• Accord avec les conditions de détachement stipulées

Souhaits.

• De préférence plus de 10 ans d'expérience en tant que secrétaire de direction dans une organisation gouvernementale
• De préférence une expérience avérée du soutien secrétarial d'un dirigeant au sein d'une organisation municipale, tel qu'un échevin ou un bourgmestre

Compétences.

• Orienté résultats
• Attitude de travail positive et proactive
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Organisation et planification
• Sensibilité administrative
• Conscience de l'environnement
• Travail d'équipe
• Flexibilité
• Résistance au stress
• Assertivité
• Solidité professionnelle