À propos de la mission. Ce poste à temps partiel (50%) offre un potentiel d'augmentation des heures sous réserve de financements futurs et d'acquisition de projets. Vous soutiendrez la livraison opérationnelle du portefeuille de projets d'une équipe. Le poste fournira un soutien administratif, de coordination et de projet essentiel dans les domaines thématiques clés de l'équipe, notamment:
- Espèces Exotiques Envahissantes
- Conservation des Pollinisateurs
- Liste Rouge Européenne
Le rôle est conçu pour renforcer la capacité de livraison de projets en soutenant la coordination d'experts externes, de consultants, de partenaires institutionnels et des flux de travail de projets à travers plusieurs projets simultanés.
Ce que vous faites Coordination de projet.
- Soutenir la mise en œuvre et la coordination des portefeuilles de projets de biodiversité
- Soutenir le suivi des plans de travail, des jalons et des calendriers de livraison des projets sur 3 à 5 flux de projets simultanés
- Organiser et coordonner les réunions de projet, les ateliers, les webinaires et les consultations des parties prenantes
- Préparer les ordres du jour des réunions, les documents de référence, les procès-verbaux et les suivis d'actions
- Assurer le suivi des actions et des livrables convenus avec les parties prenantes internes et externes
- Soutenir la coordination entre les équipes de projet, les consultants, les experts universitaires et les partenaires institutionnels
Gestion des consultants et des contrats.
- Rédiger les termes de référence pour les consultants et les prestataires de services techniques
- Assurer la liaison avec les fonctions internes d'approvisionnement, de finance et de ressources humaines pour initier les processus de consultation
- Préparer et traiter les contrats de consultation et la documentation connexe
- Suivre les approbations de contrats, les signatures et la conformité administrative
- Surveiller les livrables des consultants, les délais et les jalons contractuels
- Traiter les factures et soutenir la clôture administrative rapide des contrats
- Assurer un suivi proactif avec les consultants et les experts pour garantir une livraison en temps voulu
Engagement des parties prenantes et communication.
- Soutenir les activités de sensibilisation et de coordination des parties prenantes
- Contribuer à la préparation et à la diffusion de supports de communication de projet, de présentations, de rapports et d'autres résultats de diffusion
Gestion des systèmes et des connaissances.
- Maintenir les informations de projet à l'aide de Microsoft Teams, SharePoint et Microsoft Planner
- S'assurer que les dossiers de projet, les suivis d'actions et la documentation opérationnelle restent à jour et accessibles
Autres tâches.
- Effectuer des tâches supplémentaires raisonnablement assignées par la direction pour soutenir la livraison du projet
Ce qu'ils demandent.
- Un diplôme universitaire dans l'un des domaines suivants, ou une expérience pertinente équivalente en gestion de projet ou de programme, administration publique et disciplines connexes
- Minimum de 2 ans d'expérience professionnelle pertinente en administration de projet ou en soutien opérationnel
- Expérience dans le soutien de projets multipartites impliquant des consultants externes ou des experts techniques
- L'expérience de travail dans un environnement international, scientifique, d'ONG ou politique est un atout
- Excellente maîtrise de l'anglais écrit et parlé
- Maîtrise approfondie des applications Microsoft Office
- Expérience démontrée de l'utilisation d'outils de collaboration et de planification de projets, y compris Microsoft Teams, SharePoint et Microsoft Planner ou des systèmes équivalents
Profil
- Compétences organisationnelles exceptionnelles et souci du détail
- Solides compétences en communication écrite
- Capacité à gérer plusieurs flux de travail parallèles et des délais concurrents
- Confiance dans l'engagement avec des experts seniors, des universitaires, des consultants et des parties prenantes institutionnelles
- Persévérance et professionnalisme dans le suivi des actions et des délais
- Capacité à travailler de manière autonome tout en maintenant une coordination étroite avec une équipe distribuée
- Une approche proactive et axée sur le service
- Intérêt pour la conservation de la biodiversité et les questions environnementales
Comment postuler
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Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
Vous recevez juste assez de contexte pour evaluer si cette mission est interessante. Le briefing complet, les details client et les prochaines etapes restent disponibles dans l'app.