À propos de la mission. Le service des Relations Extérieures, Congrès et Événements soutient le fonctionnement international d'un établissement d'enseignement public et organise diverses activités pour les partenaires étrangers, les délégations et les visiteurs.
En tant qu'employé administratif, vous ferez partie du département d'organisation d'événements, une équipe dynamique et spécialisée, et vous apporterez un soutien administratif et organisationnel à la préparation et au suivi des délégations entrantes, des missions sortantes et d'autres activités internationales. Pour cela, vous travaillerez en étroite collaboration avec des collègues de l'organisation d'événements et des relations internationales, ainsi qu'avec de nombreux partenaires internes et externes.
Ce que vous ferez.
- Apporter un soutien administratif à l'organisation de délégations entrantes, de missions sortantes et d'autres événements internationaux.
- Suivre diverses boîtes aux lettres et assurer un traitement correct et rapide des demandes et questions.
- Soutenir l'élaboration et le suivi des programmes pour les délégations internationales.
- Planifier et organiser des réunions de consultation avec les parties prenantes internes et externes.
- Assurer la préparation pratique des événements, y compris les réservations de salles, la restauration, le support audiovisuel, les réservations d'hôtels et de restaurants et la signalisation.
- Demander des devis et assurer le suivi administratif des commandes et des bons de commande.
- Contribuer à la gestion et au développement continu de la base de données CRM pour les relations internationales.
- Assurer un enregistrement et un suivi corrects des données relatives aux délégations, missions et événements.
- Soutenir l'organisation des voyages de service des membres du service et de la direction universitaire.
- Contribuer aux projets des conseillers en relations internationales, tels que les réseaux internationaux et les programmes de soutien spécifiques.
- Soutenir les collègues dans l'organisation d'événements plus importants et être présent, si nécessaire, pendant les événements.
- Participer activement à la réflexion sur des processus administratifs plus efficaces et un fonctionnement optimal du département.
- Encadrer les étudiants jobistes et les bénévoles si nécessaire.
Profil
- De préférence un diplôme de bachelier ou équivalent par expérience.
- Une expérience dans un environnement international ou un contexte international est un atout.
- Possède de solides compétences administratives et travaille avec précision et de manière structurée.
- S'exprime couramment en néerlandais et en anglais. La connaissance du français est un atout.
- Garde une vue d'ensemble, même lorsque plusieurs dossiers sont traités simultanément.
- Fortement organisé et participe de manière proactive à la recherche de solutions.
- Communique de manière fluide et professionnelle, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Adapte son style de communication sans effort à divers publics cibles, y compris les visiteurs et les parties prenantes internationaux.
- Familier avec les applications Microsoft Office telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
- La connaissance des systèmes CRM est un atout ou la volonté de s'y plonger.
- Peut travailler de manière autonome et en équipe.
- Possède de solides compétences sociales, est diplomate et aime collaborer avec divers partenaires.
- Résistant au stress et capable de travailler avec des délais serrés.
- Prêt à apporter un soutien lors d'événements le soir ou exceptionnellement le week-end si nécessaire.
- Possède un permis de conduire B.
Pratique
- Votre lieu de travail est situé dans un bâtiment monumental au centre historique.
- Vous rejoindrez une équipe chaleureuse, compétente et engagée qui met l'accent sur la collaboration, la qualité et la collégialité.
- Il existe de nombreux avantages extralégaux tels qu'une assurance hospitalisation, une assurance groupe, des jours de congé supplémentaires, des déplacements domicile-travail gratuits ou à prix réduit avec les transports en commun, un vélo de société, des réductions dans divers magasins et de nombreuses possibilités de formation.
Comment postuler
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Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
Vous recevez juste assez de contexte pour evaluer si cette mission est interessante. Le briefing complet, les details client et les prochaines etapes restent disponibles dans l'app.