Secrétaire de département

À propos de la mission. En tant que secrétaire de département, vous êtes le pivot central du département. Vous savez exactement quels dossiers et thèmes sont en cours, qui travaille sur quoi et quel est le statut. Vous lancez des actions au sein et en dehors du département et suivez les progrès. De plus, vous préparez les réunions de l'équipe de direction, y participez et agissez comme partenaire de discussion pour le chef de département et l'équipe de direction.

Vous aurez amplement l'occasion de faire preuve d'initiative, de développer vos propres idées et de contribuer au développement ultérieur du département.

Ce que vous ferez.

• Vous êtes le premier point de contact pour le département concerné et d'autres départements au sein de l'infrastructure informatique pour les questions tactiques et stratégiques.
• Vous veillez à ce que les problèmes soient élaborés, suivez l'avancement des actions et planifiez et supervisez les moments de révision.
• Vous êtes le premier point de contact pour le département concerné et d'autres départements en ce qui concerne les rapports, les propositions d'amélioration, les mémos et autres documents de prise de décision.
• Vous soutenez la prise de décision au sein du département en fournissant aux membres de l'équipe de direction les informations et documents corrects.
• Vous coordonnez les révisions de documents et de rapports et en préparez le contenu.
• Au nom de l'équipe de direction, vous abordez les questions tactiques et stratégiques et aidez les autres à livrer les documents à temps.
• Vous soutenez le chef de département et l'équipe de direction dans l'amélioration des processus au sein de l'équipe de direction et du département.
• Vous préparez l'équipe de direction et participez également aux réunions de l'équipe de direction pour vous assurer que tous les points d'action sont clairs et suivis.
• Au nom du département, vous êtes le product owner envers un bureau d'entreprise pour les questions de conseil et de gestion d'entreprise liées à l'infrastructure informatique.
• Avec l'assistant de direction et le conseiller de département, vous formez l'équipe de soutien du chef de département.
• Vous construisez et entretenez un vaste réseau.

Ce qu'ils demandent.

• Vous êtes un professionnel autonome capable de créer une vue d'ensemble dans un environnement dynamique.
• Vous écoutez attentivement ce qui se passe au sein de l'organisation, traduisez les signaux en actions concrètes et êtes un interlocuteur solide pour les chefs de section, les managers et les autres parties prenantes.
• Vous prenez des initiatives, créez un consensus et savez comment relier différents intérêts.
• Affinité avec le travail au sein d'une organisation gouvernementale complexe.
• Collaboration consciente de l'environnement, vous savez comment aligner les différents maillons d'une organisation dynamique.
• Excellentes compétences orales et écrites (néerlandais).
• Sens des relations administratives et des formes de courtoisie dans une organisation informatique complexe.
• Capacité à créer un consensus pour vos idées.