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À propos de la mission. Une organisation gouvernementale recherche un Responsable de la coordination des affaires du cabinet. L'organisation est en croissance et s'engage pour ses habitants et ses entrepreneurs. Cette croissance s'accompagne de défis, ce qui renforce le besoin de professionnalisation des affaires du cabinet. Les affaires du cabinet font partie de l'équipe de soutien à la direction et jouent un rôle important dans le soutien de l'administration.
La mission vise à stabiliser, structurer et professionnaliser les affaires du cabinet jusqu'au 31 décembre 2026.
Ce que vous ferez.
- Analyser, structurer, améliorer et mettre en œuvre les méthodes de travail au sein des affaires du cabinet.
- Cartographier la situation actuelle, y compris la répartition des tâches et des rôles, la propriété, la planification, les structures de consultation, les processus de travail, la budgétisation, la collaboration et les vulnérabilités.
- Développer un avis concret et réalisable pour l'organisation future des affaires du cabinet.
- Mettre en œuvre les améliorations convenues lorsque les décisions sont prises pendant la période de la mission.
- Mettre en place un système fonctionnel pour la vue d'ensemble financière et la gestion.
- Établir un dossier transférable comprenant l'analyse, le plan d'amélioration, les améliorations réalisées, les accords de travail, les rôles, les responsabilités, la planification, la structure de consultation, la vue d'ensemble financière et les conseils pour une phase de suivi.
- Mener des entretiens avec les employés et les parties prenantes concernés.
- Analyser les processus de travail et les documents existants.
- Concevoir des processus de travail, des formats et des structures de consultation.
- Accompagner la mise en œuvre des mesures d'amélioration.
- Organiser le transfert de connaissances et conseiller le chef d'équipe et les parties prenantes.
- Effectuer temporairement des tâches de fond si nécessaire pour analyser, tester et améliorer les processus.
Profil
- Connaissance avérée de la pratique quotidienne du cabinet, y compris:
- Soutien représentatif et protocolaire.
- Distinctions royales.
- Réceptions officielles et réunions administratives.
- Commémorations et activités cérémonielles.
- Discours et textes administratifs.
- Préparation et accompagnement des activités des administrateurs.
Ce qui est demandé
- Diplôme de niveau bachelor HBO minimum.
- Expérience professionnelle avérée de la pratique quotidienne d'un cabinet administratif ou d'un secrétariat administratif au sein d'une organisation gouvernementale.
- Expérience professionnelle avérée en communication administrative, rédaction de discours, représentation ou soutien protocolaire d'un administrateur au sein d'une organisation gouvernementale.
- Minimum 5 ans d'expérience professionnelle avérée dans la mise en place ou l'amélioration de processus de travail, de répartition des rôles ou de structures de consultation au sein d'une équipe ou d'une unité organisationnelle, acquise au sein d'une organisation gouvernementale et/ou en tant qu'entrepreneur indépendant avec une responsabilité finale.
- Maîtrise de la langue néerlandaise.
Souhaits.
- Expérience professionnelle avérée dans la cartographie des méthodes de travail, de la répartition des rôles, de la planification et de la budgétisation d'une équipe ou d'une unité organisationnelle et dans le conseil aux dirigeants ou aux administrateurs sur les mesures d'amélioration mises en œuvre.
- Expérience professionnelle avérée dans la mise en place ou l'amélioration des processus de travail, des cycles de consultation, de la planification et de la répartition des rôles au sein d'une organisation.
- Expérience professionnelle avérée dans l'établissement, la gestion ou la clarification des budgets et le suivi des dépenses, avec une responsabilité finale.
- Expérience professionnelle avérée de la pratique quotidienne du soutien de cabinet ou administratif, y compris les réunions cérémonielles et protocolaires, les activités représentatives, la rédaction de discours et la communication autour des événements administratifs.
- Expérience professionnelle avérée dans l'établissement et le maintien de la collaboration entre une petite équipe et d'autres unités organisationnelles, y compris la détection et la résolution précoces des problèmes de collaboration.
- Expérience professionnelle avérée au sein d'une organisation gouvernementale dans une région spécifique.
Pratique
- Le prestataire détermine de manière autonome la manière dont les résultats convenus sont atteints, organise ses propres activités et sa planification, et n'est pas dirigé hiérarchiquement.
- Des rapports périodiques sont soumis sur les progrès et les résultats.
- La mission ne constitue pas un poste permanent.
Comment postuler
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Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
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