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À propos de la mission. En tant qu'assistant de direction, vous êtes la force intelligente et solide en coulisses qui assure le bon déroulement des opérations. Vous soutenez le député de manière professionnelle et intègre et assurez une forte connexion entre les relations internes et externes.
Ce que vous faites
- Vous êtes rattaché à plusieurs députés d'une organisation gouvernementale, dans le but de les décharger entièrement.
- Vous collaborez étroitement avec vos collègues de votre cluster pour soutenir les députés.
- Vous gérez les agendas et les boîtes aux lettres et surveillez les priorités.
- Vous agissez comme un tampon et veillez à ce que le député ne soit pas surchargé d'informations inutiles ou de perturbations.
- Votre perspicacité dans les sensibilités des dossiers en cours est cruciale.
- Vous évaluez quelles questions nécessitent une action immédiate et lesquelles peuvent attendre, en tenant compte des dossiers sensibles et des relations politico-administratives.
- Vous assurez une structure claire dans les accords, les documents et la communication.
- Vous planifiez et préparez les réunions et les visites de travail, et suivez les progrès.
- Vous organisez tout dans les moindres détails, des documents aux installations.
- Vous recevez les visiteurs sur le site de l'organisation.
- Vous jouez un rôle de liaison entre les équipes internes et les parties externes telles que les ministères, les municipalités, les organisations et les citoyens.
- Vous naviguez avec aisance entre tous les niveaux, travaillez avec diligence et savez gérer les informations confidentielles.
- Vous êtes responsable de la mise à jour des systèmes, tels qu'un système de gestion documentaire (IDMS), une application de documents de réunion (iBabs), un système de planification de trajets VIP (RPV) et Topdesk pour l'enregistrement des visiteurs et les demandes d'installations.
- Vous rédigez de manière autonome les procès-verbaux de décision, en assurez le suivi et informez proactivement vos collègues.
- Vous assurez le remplacement d'autres assistants de direction, si nécessaire, pour garantir la continuité.
Profil
- Minutieux et précis, avec un souci du détail.
- Prend ses responsabilités et est proactif, habitué à travailler de manière autonome.
- Fort talent organisationnel pour bien soutenir l'équipe de direction.
- Sait ce qui se passe sur le lieu de travail et ne recule pas devant les défis.
- Recueille les informations nécessaires pour proposer des solutions et des améliorations de sa propre initiative.
- Sait gérer la pression au travail, établit des priorités et cherche des solutions.
- Peut facilement garder une vue d'ensemble des diverses tâches et apprécie la variété.
Ce qu'ils demandent.
- Niveau de travail et de réflexion HBO minimum.
- Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction similaire au sein d'une organisation complexe.
- Solides compétences communicatives et sociales, avec une compréhension des relations politico-administratives.
- Excellente maîtrise de la langue néerlandaise, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Connaissance de Microsoft Office 365 et aptitude à travailler avec d'autres systèmes.
- Une attitude de travail flexible, car la journée de travail peut parfois commencer tôt et/ou se terminer tard.
Aspects pratiques.
- Niveau de salaire: Échelle salariale 9.
- Salaire mensuel hors IKB: min. 3 560 € - max. 5 008 €.
- Salaire annuel IKB inclus: min. 52 284 € - max. 73 547 €.
- Une augmentation salariale annuelle de 3% jusqu'à la fin de votre échelle.
- Contrat de travail temporaire avec perspective d'un contrat permanent.
- Un budget de choix individuel (IKB) d'une valeur de 22,37% en plus de votre salaire. Celui-ci peut être utilisé, entre autres, pour du temps libre supplémentaire, des études ou un salaire plus élevé.
- La possibilité d'aménager correctement votre lieu de travail à domicile (bureau, écran et autres équipements).
- Un budget personnel pour l'employabilité durable de 6 000 € tous les 5 ans.
- Accès à l'offre de formation interne via le Leerplein.
Comment postuler
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