Chef de projet Gestion de l'information

Une organisation gouvernementale recherche un soutien externe pour accompagner ses départements dans le nettoyage accéléré, la réorganisation et la gestion de leurs anciens documents et données selon une approche fixe. Ce soutien comprend à la fois la formulation et l'exécution d'une approche de nettoyage, ainsi que l'accompagnement des employés pendant l'exécution.

L'objectif est d'obtenir une meilleure maîtrise de l'information par département dans un nouvel environnement, afin qu'elle soit et reste plus facile à trouver et disponible pour la réutilisation et la collaboration. Une approche par projet est envisagée, la gestion de projet faisant partie de la mission.

Ce que vous faites

• Formuler une approche de nettoyage standard pour les informations plus anciennes
• Gestion et responsabilité quotidiennes du projet, y compris la planification, la direction et le reporting
• Exécuter l'approche de nettoyage par département
• Inventaire et analyse du stockage actuel des documents et des données
• Identifier les éléments atypiques dans le stockage des données
• Traduire le stockage des documents actuels vers le nouveau stockage et la nouvelle structure de documents
• Nettoyer et placer les documents dans une structure logique
• Conseiller sur la structure, les périodes de rétention et les métadonnées
• Accompagner et expliquer la méthode de travail aux employés pendant et après l'exécution
• Coacher les employés pour déterminer quelles informations et quels fichiers doivent être transférés vers le nouvel environnement et lesquels doivent être supprimés, archivés ou déplacés
• Surveiller et enregistrer l'application de l'approche et signaler les risques de gestion et les points d'amélioration

Vous accompagnez, soutenez et instruisez tous les départements et leurs employés selon une approche fixe pour nettoyer et stocker de manière cohérente et uniforme les informations anciennes et actuelles au bon endroit. L'accent est mis sur la trouvabilité, la gestion, la rétention et la réutilisabilité future et la collaboration. L'approche est mise en œuvre et appliquée à l'échelle de l'organisation.

Ce qui est demandé

• Élaborer et soumettre un plan d'approche général (max. 6 pages)

Souhaits.

• Clarté dans la description de l'approche et du phasage pour atteindre la situation souhaitée
• Clarté dans la description de la manière dont le soutien est créé au sein des départements et comment les employés sont coachés
• La manière dont les progrès et les résultats obtenus sont garantis, tant pendant la mission qu'à la fin
• Clarté dans la description des projets de référence, avec une attention particulière à la situation avant le début, la situation après la fin et la contribution ou la valeur ajoutée du contractant
• Le chef de projet a une expérience avérée dans des missions similaires au sein d'une organisation gouvernementale et des projets de référence clairs sont mentionnés dans l'offre.

Compétences.

• Gestion de projet
• Création d'adhésion
• Proactif
• Compétences en communication