À propos de la mission. Travailler pour une organisation gouvernementale, mais pas en tant que militaire? Devenez Assistant de direction senior. Vous savez garder la tête froide dans des situations mouvementées et maintenir une vue d'ensemble dans un environnement complexe. Vous êtes une personnalité forte qui dégage du calme, est enthousiaste et critique, et possède un bon sens de l'humour. Vous avez envie d'un nouveau défi dans un environnement socialement pertinent.
Ce que vous faites Dans ce rôle, vous effectuez des tâches de coordination et de soutien à la direction pour un directeur et le chef d'un service d'état-major au sein d'une direction. Grâce à votre implication substantielle, vous savez ce qui se passe et pouvez établir des priorités et réagir aux développements. Vous maîtrisez la gestion d'agenda complexe et dynamique.
Vous aimez participer à la réflexion et anticiper, identifier les goulots d'étranglement à temps et les résoudre, afin que la direction puisse se concentrer sur sa mission de fournir le meilleur matériel et les meilleures technologies de l'information pour l'organisation. Les activités les plus courantes sont:
- Gestion d'agenda complexe et dynamique
- S'assurer que la direction dispose à temps des informations nécessaires pour les rendez-vous (travail avec iBabs)
- Soutien à la gestion du courrier du directeur et traitement du courrier dans XPostWeb
- Gestion de la boîte aux lettres du secrétariat de la direction
- Accueil et accompagnement des visiteurs
- Planification et organisation de réunions et de rassemblements
- Demande de transport VIP et organisation de voyages d'affaires nationaux et internationaux
- Organisation d'attentions et coordination d'actions pour, entre autres, les jubilés de service
- Soutien aux événements
- Traitement de diverses questions et demandes.
Vous contribuez à la communication interne et externe en:
- Co-remplissant et utilisant les systèmes et instruments de publication à utiliser par la direction
- Soutenant l'organisation de conférences et d'événements/séminaires
- Soutenant les visites de délégations et l'accueil de groupes de travail internationaux
- Agissant comme premier point de contact de l'état-major pour les contacts externes (téléphoniques).
Ce qu'ils demandent.
- Niveau de travail et de réflexion MBO (enseignement professionnel)
- Diplôme MBO en secrétariat, administration ou gestion d'entreprise, ou une combinaison comparable de formation et d'expérience
- Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans des fonctions de soutien à la direction
- Minimum de 2 à 4 ans d'expérience dans des fonctions de soutien dans le domaine de l'innovation et de la gestion de projet dans un environnement du secteur public.
Profil
Vous changez rapidement et vous adaptez sans effort dans un environnement en constante évolution. Vous gardez la tête froide face aux changements et savez établir les bonnes priorités. En même temps, vous êtes méticuleux dans votre travail et veillez à ce que les choses soient parfaitement en ordre. Vous vous sentez à l'aise dans un rôle de soutien et aimez travailler avec divers collègues et parties externes.
Vous communiquez clairement et professionnellement et savez transmettre l'information de manière claire, même lorsque différents intérêts sont en jeu.
Pratique
- Une enquête de sécurité fait partie de la procédure de sélection
- Une vérification des références et une évaluation peuvent faire partie de la procédure de sélection
- Pour être éligible à ce poste, vous devez être originaire d'un pays de l'Espace économique européen. Si ce n'est pas le cas, vous devez disposer d'un permis combiné de séjour et de travail (GVVA).
Comment postuler
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Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
Vous recevez juste assez de contexte pour evaluer si cette mission est interessante. Le briefing complet, les details client et les prochaines etapes restent disponibles dans l'app.