À propos de la mission. Une organisation recherche un travailleur indépendant administratif pour un soutien hebdomadaire dans l'administration quotidienne, la planification du personnel, la facturation et le suivi pratique sur site. Vous êtes proactif, surveillez les délais et assurez le traitement correct des dossiers, des plannings, des factures et des accords.
Vous travaillez de manière structurée et autonome, tout en communiquant facilement avec les collègues, les employés, les clients, les fournisseurs et les partenaires externes. La flexibilité est importante au sein d'une petite équipe. L'expérience en facturation, administration du personnel, planification et suivi administratif général est un atout majeur.
Vous n'avez pas besoin d'être comptable, mais vous devez être capable de bien travailler avec les chiffres, les factures, les paiements et les contrôles administratifs. De plus, vous soutenez l'organisation pratique des livraisons et des dégustations pour une autre entreprise, avec un sens de la planification et de la coordination entre les parties.
La fonction est principalement exécutive et de soutien; la responsabilité finale des décisions commerciales, des grands projets, des offres et de la planification opérationnelle reste auprès des responsables internes de l'entreprise.
Ce que vous ferez. Planification et administration du personnel:
- Contacter, planifier et suivre les employés et les quarts de travail ouverts.
- Traiter et contrôler les heures des employés fixes et flexibles.
- Traitement administratif mensuel des contrats fixes.
- Soutenir la planification du personnel pour les grands projets, en collaboration avec des partenaires fixes.
- Soutenir le suivi et la mise à jour de la planification de la cuisine.
Comptabilité et facturation:
- Traiter les factures entrantes.
- Établir les factures sortantes et les notes de crédit.
- Traiter et contrôler les tickets de caisse.
- Suivre les factures impayées et les paiements.
- Contrôler les éventuels doubles paiements.
- Suivi administratif général de la comptabilité.
Petits projets:
- Suivre les appels téléphoniques et les boîtes aux lettres.
- Demander et traiter les informations manquantes auprès des clients.
- Préparer et compléter les bons de cuisine.
- Soutenir la préparation des offres de base.
- Traiter et suivre les commandes.
- Préparer et compléter administrativement les dossiers de projet.
Grands projets et événements – soutien:
- Soutien administratif pour la préparation et le suivi des offres.
- Suivi administratif des commandes de boissons et autres fournitures spécifiques pour les événements.
- Suivre les commandes.
- Soutenir la préparation de la répartition du personnel.
- Recueillir et regrouper de manière claire les quantités, les accords et les informations pratiques pour l'équipe de projet.
Livraisons et facturation (pour une autre entreprise):
- Gestion et suivi administratif des livraisons aux magasins.
- Établir les bons de livraison.
- Préparer et suivre la facturation.
- Suivre les factures impayées et les paiements.
- Vérifier la concordance correcte entre les livraisons, les bons de livraison et les factures.
Soutien aux ventes (pour une autre entreprise):
- Recueillir et communiquer les confirmations, les heures et les informations pratiques aux employés concernés.
- Soutien administratif général aux ventes si nécessaire.
- Assurer une organisation et un suivi pratiques fluides, tandis que les contacts commerciaux et les accords restent la responsabilité des ventes.
Profil
- Travaille de manière autonome et responsable.
- Très précis et organisé.
- Identifie rapidement les informations manquantes ou les éléments à suivre.
- Fort administrativement et à l'aise avec les chiffres.
- Expérience en facturation et administration comptable générale.
- Capable de planifier efficacement et de gérer plusieurs délais simultanément.
- Communique de manière professionnelle et amicale par e-mail et téléphone.
- Maîtrise courante et professionnelle du néerlandais, à l'oral comme à l'écrit.
- Une bonne connaissance du français est un atout majeur.
- Compétent numériquement et apprend rapidement de nouveaux systèmes.
- Flexible face aux priorités changeantes.
- Aime travailler au sein d'une petite équipe directe et informelle.
Comment postuler
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Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
Vous recevez juste assez de contexte pour evaluer si cette mission est interessante. Le briefing complet, les details client et les prochaines etapes restent disponibles dans l'app.