À propos de la mission. Vous dirigez la mise en œuvre de la nouvelle loi sur les archives, du décret sur les archives et du règlement sur les archives au sein d'une organisation municipale, afin qu'elle soit en conformité avec les nouvelles exigences d'ici 2027. La nouvelle loi sur les archives devrait entrer en vigueur le 1er janvier 2027. Le numérique deviendra le principe directeur et le délai de transfert passera de 20 à 10 ans.
De plus, de nouvelles exigences seront introduites concernant les restrictions de publicité, l'accessibilité durable de tous les documents, les règles de gestion, les métadonnées et le stockage au sein de l'UE/EEE. L'organisation travaille numériquement depuis 2016 et a déjà identifié les changements et leur impact. Sur cette base, un plan de mise en œuvre a été élaboré.
Les principaux systèmes sont un système de gestion de cas, un système de gestion documentaire, un système d'archives d'état civil et un système d'archives de permis. L'organisation est affiliée à un service d'archives régional.
Ce que vous faites Gestion de projet.
- Vous établissez un plan d'approche basé sur la mission du projet et le plan de mise en œuvre, incluant la phasage, la planification, la capacité requise et les risques
- Vous coordonnez les contributions des spécialistes de l'information, de la gestion fonctionnelle, du gestionnaire de l'information, des juristes, du CISO, du responsable de la protection de la vie privée et de l'archiviste du service d'archives régional
- Vous rapportez les progrès, les risques et les décisions nécessaires au mandataire administratif
- Vous préparez la prise de décision administrative et assurez un bon transfert vers l'organisation hiérarchique, y compris un cycle PDCA pour la gestion de l'information et des archives
Politique et réglementation.
- Actualisation de l'ordonnance sur les archives, du décret sur la gestion de l'information et des règles de gestion (art. 4.2 de la loi sur les archives), basées sur les modèles VNG
- Élaboration de descriptions de processus et d'instructions de travail pour la destruction (tous systèmes et papier), le remplacement et le transfert
- Élaboration de la procédure pour les restrictions de publicité, y compris la justification et l'avis de l'archiviste
- Identification des régimes communs et des partenariats et, en collaboration avec les autres municipalités du service d'archives régional, prise d'accords sur l'autorité publique responsable (art. 2.6 et 3.4)
- Préparation de la demande d'autorisation permanente de destruction pour des systèmes d'archives spécifiques
Risque et gestion de l'information.
- Réalisation d'une évaluation des risques de détérioration et de perte d'informations, en collaboration avec les propriétaires de processus, de systèmes et de données et en coordination avec le CISO et la protection de la vie privée
- Conseil sur les mesures appropriées pour une accessibilité durable (art. 4.1)
- Établissement d'un aperçu actualisé de la gestion de l'information (art. 2.3 du règlement sur les archives): systèmes, types de dossiers, lieux de stockage, possibilités d'exportation et stockage au sein de l'UE/EEE
- Actualisation du plan d'urgence, avec le protocole d'évaluation climatique, le protocole d'hygiène des dépôts et l'obligation de signaler les incidents et les calamités
Systèmes et métadonnées.
- Application de la nouvelle liste de sélection, des codes de sélection et des délais de conservation dans le système de gestion de cas et les types de dossiers
- Élaboration des exigences du cadre DUTO et leur vérification par système
- Finalisation du schéma de métadonnées et du pilote MDTO, y compris les nouvelles métadonnées obligatoires (identifiant unique, délai de conservation, catégorie de décision de sélection) et les métadonnées supplémentaires pour les documents à conserver à long terme
La mission n'inclut pas le traitement effectif des archives à conserver pour le transfert et la configuration technique des systèmes. Ces tâches sont effectuées par les spécialistes de l'information et la gestion fonctionnelle; vous assurez la cohérence et la planification.
Résultats.
- Plan d'approche, approuvé par le mandataire administratif
- Proposition d'ordonnance sur les archives actualisée, de décret sur la gestion de l'information et de règles de gestion, prête pour la prise de décision
- Conception fonctionnelle pour les motifs de restriction de publicité et la nouvelle liste de sélection dans le système de gestion de cas, vérifiée par un juriste
- Descriptions de processus de destruction, de remplacement et de transfert
- Aperçu des régimes communs et des partenariats, avec des accords sur l'autorité responsable
- Évaluation des risques avec des conseils sur les mesures appropriées
- Exigences DUTO élaborées et vérifiées par système
- Aperçu de la gestion de l'information
- Plan d'urgence actualisé avec protocole climatique et d'hygiène
- Document de transfert pour l'organisation hiérarchique
Profil
Compétences.
- Planifier et organiser: vous transformez un vaste plan de mise en œuvre en une planification réalisable avec des jalons clairs
- Orientation résultats: vous livrez des produits concrets et gardez un œil attentif sur les délais légaux
- Collaboration: vous travaillez agréablement avec les spécialistes de l'information, la gestion fonctionnelle, les juristes, le CISO et le service d'archives régional
- Persuasion: vous obtenez l'adhésion aux nouvelles méthodes de travail auprès des propriétaires de processus et de systèmes
- Comportement tactique: vous percevez ce qui se passe au niveau administratif et politique et adaptez votre approche en conséquence
- Capacité d'analyse: vous traduisez les articles de loi en exigences concrètes pour les processus et les systèmes
- Compétences en communication (écrite): vous rédigez des documents politiques clairs, des descriptions de processus et des avis pour l'administration
Ce qui est demandé
- Diplôme de niveau bachelor HBO minimum, attesté
- Maîtrise avérée du néerlandais au niveau C1 minimum, à l'oral et à l'écrit
- Minimum 3 ans d'expérience professionnelle avérée au cours des 5 dernières années dans la gestion de l'information et des archives d'une organisation gouvernementale néerlandaise, dont au moins un projet en tant que chef de projet
Souhaits.
- Connaissance avérée de la nouvelle loi sur les archives 26/27, du décret sur les archives et du règlement sur les archives, acquise par la formation, l'expérience professionnelle et/ou des cours
- Expérience professionnelle avérée au cours des 5 dernières années dans l'élaboration ou l'actualisation d'une ordonnance sur les archives, d'un décret sur la gestion de l'information, de règles de gestion ou de descriptions de processus telles que la destruction, le remplacement et le transfert
- Expérience professionnelle avérée avec MDTO et le cadre DUTO
- Expérience professionnelle avérée au cours des 5 dernières années en tant que chef de projet dans la mise en œuvre de lois et règlements ou d'un projet de changement dans la gestion de l'information et des archives au sein d'une municipalité
- Expérience professionnelle avérée au cours des 5 dernières années dans la traduction des exigences archivistiques en configuration de systèmes de gestion de cas et les points suivants: liste de sélection, délais de conservation, motifs de restriction de publicité, métadonnées
- Expérience professionnelle avérée au cours des 5 dernières années avec une analyse des risques de gestion de l'information, un aperçu de la gestion de l'information ou des mesures appropriées pour une accessibilité durable
Comment postuler
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