À propos de la mission. Un service diplomatique de l'Union européenne met en œuvre la politique étrangère et de sécurité commune (PESC) de l'UE afin de promouvoir la paix, la prospérité, la sécurité et les intérêts de l'UE dans le monde entier. Il rassemble des fonctionnaires européens, des diplomates des États membres de l'UE, des experts nationaux et du personnel local du monde entier.
L'organisation soutient la Haute Représentante dans l'exercice de son mandat de direction de la PESC de l'Union, y compris la politique de sécurité et de défense commune (PSDC), de représentation de l'UE sur les questions relatives à la PESC et de présidence du Conseil des affaires étrangères. Le siège est également responsable de la gestion du réseau de 145 délégations et bureaux de l'Union dans le monde entier.
Une division est responsable des relations avec divers pays d'Amérique du Sud et des organisations sous-régionales. En collaboration avec les services de la Commission et d'autres institutions de l'UE, l'objectif est de forger de bonnes relations avec ces pays pour notre bénéfice mutuel. La division assure la supervision et le suivi des accords bilatéraux existants et l'organisation de dialogues politiques de haut niveau.
Le poste de secrétaire du chef de cette division est proposé en tant qu'agent contractuel FGII.
Ce que vous faites
- Assister le chef de division dans les fonctions de soutien administratif et logistique et la coordination générale du calendrier (agenda, appels entrants).
- Maintenir des contacts réguliers avec diverses délégations et ambassades de l'UE, ainsi qu'avec d'autres services de l'organisation.
- Fournir un soutien pour l'organisation de réunions: envoyer des invitations, réserver des salles, enregistrer les visiteurs, demander l'accréditation pour les visiteurs de haut niveau et compiler des dossiers de documents de travail.
- Surveiller les délais de la division et attribuer les demandes entrantes (briefings, lettres, consultations interservices, etc.).
- Organiser les missions du chef de division (ordres de mission, relevés de dépenses, réservation de voyages et d'hébergement, etc.).
- Soutenir le chef de division dans la gestion des ressources humaines (par exemple, publication de postes vacants, procédures de sélection) et l'accueil des nouveaux arrivants.
- Assurer les fonctions de gestion des documents: enregistrer/filtrer/distribuer le courrier entrant.
- Agir en tant que remplaçant de l'autre assistant de division.
Profil
- Un collègue dynamique, proactif et très motivé, doté de bonnes compétences en communication et en organisation et d'un sens développé du service.
- Bonnes compétences en organisation et en secrétariat.
- Bonnes compétences rédactionnelles et de communication.
- Bonnes compétences informatiques.
- Bonne connaissance de l'anglais et de l'espagnol (oral et écrit).
- Capacité à s'adapter rapidement à un nouvel environnement de travail.
- Un bon esprit d'équipe.
- Connaissance des relations extérieures, des politiques internes et du fonctionnement de l'Union.
Ce qui est demandé
- Avoir réussi un examen EPSO CAST valide dans un groupe de fonctions valide pour ce poste, ou être enregistré dans le CAST permanent EPSO dans un groupe de fonctions valide pour ce poste.
- Avoir un niveau d'enseignement post-secondaire attesté par un diplôme ou un niveau d'enseignement secondaire attesté par un diplôme donnant accès à l'enseignement post-secondaire et une expérience professionnelle appropriée de trois ans.
- Avoir la capacité de travailler dans les langues de la PESC et des relations extérieures (anglais et français) nécessaires à l'exécution de leurs fonctions.
- Être ressortissant d'un des États membres de l'Union européenne et jouir de tous les droits de citoyen.
Souhaité.
- Connaissance du français.
- Maîtrise des outils et applications informatiques spécialisés de l'UE (ARES, Sysper2, e-brief, Decide, MIPS).
- Expérience de travail en équipe dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel.
- Expérience de travail avec ou au sein d'institutions ou de délégations de l'UE, dans un service diplomatique national, ou dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel.
Comment postuler
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