À propos de la mission. Une organisation gouvernementale de taille moyenne recherche un(e) secrétaire de direction et de conseil. Vous travaillerez dans une organisation ambitieuse, où vous serez mis(e) au défi d'utiliser et de développer vos talents. La collaboration est une de nos valeurs fondamentales et les lignes de communication sont courtes.
L'organisation a une atmosphère ouverte et informelle et offre beaucoup d'espace aux professionnels pour exercer leur travail et assurer un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Vous ferez partie de la nouvelle équipe Communication & Secrétariat, où le secrétariat de direction et de conseil forme une sous-équipe soudée. Cette équipe offre un soutien de secrétariat et organisationnel à la direction, aux gestionnaires de mission et au collège des bourgmestre et échevins.
Les activités font partie intégrante des opérations commerciales régulières et nécessitent une intégration complète dans l'organisation.
Ce que vous ferez.
- Être le soutien et la personne de confiance de deux titulaires de portefeuille.
- Assurer des agendas clairs et bien organisés.
- Veiller à ce que tous les documents soient prêts à temps.
- Assurer une communication fluide, tant interne qu'externe.
- Gérer la boîte de réception du secrétariat de direction et traiter les questions et demandes rapidement et avec soin.
- Tenir à jour l'agenda du secrétariat de direction et veiller à ce que toutes les réunions et activités du collège soient planifiées en temps voulu et de manière exhaustive.
- Offrir un soutien pratique lors des activités représentatives du collège.
Profil
- Résistance au stress: Garder son calme dans des situations chargées et hectiques et fonctionner efficacement sous pression.
- Prise d'initiative: Ne pas attendre, mais saisir les opportunités et prendre la responsabilité de gérer les choses de manière autonome.
- Flexibilité et capacité d'adaptation: Pouvoir passer rapidement d'une tâche à l'autre, d'une priorité à l'autre et s'adapter aux changements organisationnels.
- Sensibilité politico-administrative: Avoir le sens des relations, des intérêts et des processus décisionnels dans un environnement politico-administratif.
- Compétences numériques et orientation vers l'innovation: Utiliser efficacement les outils numériques et être curieux des nouvelles évolutions technologiques, comme l'IA, pour organiser le travail de manière plus intelligente et efficace.
- Expertise professionnelle en secrétariat: Posséder le niveau de travail et de réflexion et les compétences de secrétariat nécessaires pour soutenir professionnellement les administrateurs et la direction.
Ce qui est demandé
- Minimum 2 ans d'expérience professionnelle avérée dans le rôle de secrétaire de direction et de conseil.
- Diplôme attesté de niveau MBO 4 minimum en assistant de direction/secrétaire, OU minimum 5 ans d'expérience professionnelle avérée dans le rôle de secrétaire de direction et de conseil.
- Expérience professionnelle avérée avec MS Office.
Souhaits.
- Minimum 4 ans d'expérience professionnelle avérée dans le rôle de secrétaire de direction et de conseil.
- Cours/formation attesté(e) dans le domaine d'assistant de direction/secrétaire.
- Expérience professionnelle avérée avec CoPilot dans le rôle de secrétaire de direction et de conseil.
Comment postuler
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Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
Vous recevez juste assez de contexte pour evaluer si cette mission est interessante. Le briefing complet, les details client et les prochaines etapes restent disponibles dans l'app.