Responsable de bureau

Pour une organisation à vocation internationale, nous recherchons un Responsable de bureau autonome et proactif. Dans cette fonction, vous êtes le point de contact principal au bureau et veillez à ce que les employés, les visiteurs et les collègues se sentent les bienvenus. Vous êtes la carte de visite de l'organisation et jouez un rôle important dans la création d'un environnement de travail agréable, professionnel et bien organisé. Cette fonction est principalement de nature facilitatrice et organisationnelle.

Vous avez beaucoup de liberté pour organiser vos activités et voyez ce qui doit être fait. De plus, vous soutenez les RH si nécessaire et veillez à ce qu'ils puissent se concentrer autant que possible sur leurs propres tâches. Vous êtes ainsi une véritable plaque tournante et avez des contacts avec des collègues de différents départements, du bureau à la production et à l'entrepôt.

Ce que vous faites En tant que Responsable de bureau, aucune journée n'est exactement la même. Vous avez un large éventail de tâches et beaucoup de liberté pour façonner votre rôle. Vous gardez une vue d'ensemble, prenez des initiatives et veillez à ce que les choses ne traînent pas. Une partie importante de votre fonction est l'accueil des visiteurs. Vous êtes le premier visage qu'ils voient et veillez à ce que chacun soit accueilli de manière professionnelle et hospitalière.

Vous répondez au téléphone, recevez les invités et veillez à ce que les rendez-vous et les visites se déroulent bien. Dans le domaine des installations, vous êtes également la personne désignée. Vous surveillez si tout est présent et bien organisé au bureau et faites appel aux fournisseurs ou à d'autres parties si nécessaire. Pensez par exemple aux fournitures de bureau, aux stocks, au café et au thé, aux déjeuners et autres questions d'installations. Vous avez une grande liberté dans ce rôle.

C'est pourquoi nous recherchons quelqu'un qui n'attend pas qu'un collègue lui dise ce qu'il faut faire, mais qui regarde autour de lui et agit. Si vous voyez que quelque chose peut être mieux, plus intelligemment ou plus agréablement organisé, vous vous en occupez.

• Accueillir et répondre aux visiteurs et servir d'hôte/hôtesse et de carte de visite de l'organisation
• Répondre et transférer les appels téléphoniques et les questions générales
• Organiser et coordonner la nourriture, les boissons et autres installations
• Veiller à ce que les employés travaillant par équipes soient bien approvisionnés
• Gérer et réapprovisionner les stocks de bureau et d'installations
• Maintenir le contact avec les fournisseurs et les parties externes
• Identifier et résoudre les problèmes d'installations et pratiques au sein de l'organisation
• Organiser et soutenir les réunions, les assemblées et les activités internes
• Contribuer à l'amélioration de l'environnement de travail

Ce qu'ils demandent.

• Expérience dans une fonction similaire
• Accueillant, représentatif et aimant interagir avec différentes personnes
• Proactif et capable de voir ce qui doit être fait
• Capable de travailler de manière autonome et appréciant une grande liberté et responsabilité
• Fortement organisé et capable de gérer plusieurs choses simultanément
• Aimant décharger les collègues et veiller à ce que tout soit bien organisé en coulisses
• Bonne maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, en raison du caractère international de l'organisation