À propos de la mission. Vous ferez partie du secrétariat exécutif et serez responsable du soutien secrétarial et administratif du conseil d'administration et du secrétaire municipal d'une organisation gouvernementale. De cette position, vous travaillerez en étroite collaboration avec les administrateurs, la direction, la gestion et les départements internes de l'organisation.
Votre domaine d'attention principal est le soutien de deux échevins, où vous jouez un rôle important dans la coordination entre le conseil, l'organisation et les relations externes.
Ce que vous faites
- Gérer des agendas complexes des échevins, en établissant des priorités basées sur des intérêts substantiels, administratifs et politiques
- Gérer la correspondance confidentielle et anticiper de manière proactive les changements dans les agendas, les réunions et les accords administratifs
- Soutenir les échevins dans les processus administratifs quotidiens en signalant en temps opportun les urgences, les intérêts et la cohérence au sein du portefeuille
- Servir de premier point de contact pour les contacts internes et externes et assurer un accueil professionnel et hospitalier des visiteurs et des relations
- Coordonner avec les collègues, la direction, les administrateurs et d'autres départements de l'organisation pour assurer le bon déroulement des processus administratifs
- Identifier les points d'action, planifier les activités à l'avance et contribuer à la réflexion sur les dossiers en cours et les trajectoires administratives
- Organiser et préparer les réunions, distribuer les documents de réunion numériques et suivre l'avancement des accords et des actions
Profil
Vous travaillerez dans un environnement politico-administratif où la collaboration, le service et la sensibilité administrative sont centraux. L'intégrité, la confidentialité et une attitude professionnelle sont des éléments naturels de la fonction. Vous êtes perspicace, assertif et possédez un bon sens de l'humour. Même lorsque les circonstances changent ou que les priorités se déplacent, vous savez garder une vue d'ensemble, relativiser et agir de manière adéquate.
Compétences.
- Sensibilité administrative
- Sensibilité organisationnelle
- Intégrité
- Planification et organisation
- Conscience de l'environnement
- Compétences en communication
- Collaboration
- Proactivité
- Résistance au stress
- Précision
Ce qui est demandé
- Au minimum un diplôme MBO-4 dans une direction secrétariale, de soutien à la gestion ou administrative
- Au minimum 3 ans d'expérience professionnelle avérée en tant qu'assistant de direction, assistant exécutif ou assistant de gestion
- Expérience professionnelle avérée dans la gestion d'agendas complexes pour un ou plusieurs administrateurs, membres de la direction ou managers
- Expérience professionnelle avérée en tant qu'assistant de direction, assistant exécutif ou assistant de gestion au sein d'une organisation politico-administrative, gouvernementale ou semi-publique
Souhaits.
- Au minimum 3 ans d'expérience professionnelle avérée en tant qu'assistant de direction, assistant exécutif ou assistant de gestion au sein d'une organisation gouvernementale ou semi-publique
- Expérience professionnelle avérée dans la gestion d'agendas complexes d'administrateurs ou de membres de la direction, impliquant des intérêts contradictoires, des demandes urgentes et des changements de priorités
- Expérience professionnelle avérée dans la préparation, l'organisation et le suivi des réunions administratives, des réunions du collège, des réunions de commission ou des processus décisionnels similaires
- Expérience professionnelle avérée au cours des 5 dernières années avec Ibabs, Office 365 et Sharepoint
Comment postuler
Consultez le texte complet de la mission et les informations de candidature des que votre candidature sur mesure est prete.
Commandez une candidature sur mesure pour consulter la mission complete et les informations de candidature.
Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
Vous recevez juste assez de contexte pour evaluer si cette mission est interessante. Le briefing complet, les details client et les prochaines etapes restent disponibles dans l'app.