Coordinateur des Installations

À propos de la mission. Dans ce rôle, vous maintiendrez l'image professionnelle d'une organisation dans toutes les interactions avec les clients, les fournisseurs et le personnel interne au sein d'un environnement de bureau. Vous fournirez un excellent service client et agirez comme interface de gestion quotidienne pour les parties prenantes et les clients afin de garantir le respect des accords de niveau de service (SLA).

Vous soutiendrez également le Responsable des Installations (FM) pour les tâches administratives et les questions liées à l'équipe.

Ce que vous ferez.

• Traiter efficacement les préoccupations ou les plaintes des clients et les communiquer en conséquence.
• Fournir des contributions pour le rapport mensuel, les audits, les demandes de conformité et exécuter des projets et travaux mineurs.
• Travailler avec le Responsable des Installations pour gérer les contrats fournisseurs, assurant la qualité du service, le rapport qualité-prix et l'amélioration continue.
• Soutenir le Responsable des Installations dans la gestion et le contrôle des budgets, l'atteinte des objectifs financiers, le respect des processus financiers et la production de rapports précis et opportuns.
• Émettre des bons de commande et enregistrer les factures via un système financier interne.
• Superviser la réalisation de petits projets, y compris les déménagements de bureaux et les activités de réaménagement.
• Maintenir la continuité des activités du client et soutenir les plans de continuité des activités (BCP) et les plans de reprise après sinistre (DRP).
• Effectuer des audits contractuels, de conformité et techniques des services fournisseurs.
• Assurer la couverture de la réception principale et du service d'assistance si nécessaire.
• Soutenir le Responsable des Installations avec des activités administratives générales et ad hoc.
• Effectuer des audits hebdomadaires sur site et des inspections mensuelles de santé et de sécurité, documentant et suivant tous les problèmes identifiés.
• Saisir, compiler et vérifier les informations de gestion pour les rapports conformément aux exigences contractuelles.
• Gérer le calendrier et le système de réservation des salles de réunion.
• Entretenir les salles de réunion, y compris l'entretien général et la configuration.
• Surveiller et commander les fournitures de bureau, les fournitures de cuisine et les fruits.
• Commander des articles promotionnels de l'entreprise si nécessaire.
• Assister à la mise en place d'ateliers, de sessions de formation et d'événements internes/externes.
• Soutenir l'organisation et la coordination des événements de l'entreprise.
• Commander des services de traiteur et des déjeuners si nécessaire.
• Agir comme premier point de contact pour les questions EHSS des employés.
• Servir de secouriste de bureau et de responsable incendie.
• Soutenir la coordination et l'administration des formations EHSS.
• Signaler et enregistrer les incidents, les quasi-accidents et les préoccupations de sécurité via les systèmes internes.
• Servir de point de contact général pour les questions, problèmes et demandes de bureau.
• Gérer les questions et la documentation liées aux douanes.
• Soutenir diverses tâches administratives ad hoc si nécessaire.

Ce qui est demandé

• Maîtrise du néerlandais et de l'anglais.
• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Excellentes capacités d'organisation et de multitâche.
• Apparence professionnelle et orientation service client.
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Teams et des logiciels de bureautique courants.
• Capacité à gérer les informations confidentielles avec discrétion.

Préférences.

• Expérience avec les systèmes de contrôle d'accès ou les plateformes de gestion des visiteurs.
• Expérience de base en coordination d'événements.
• Certification de secouriste et de responsable incendie (ou volonté d'obtenir ces certifications).