À propos de la mission. En tant qu'Office Manager, vous êtes le point de contact central et le facteur de liaison au sein d'une succursale d'une entreprise technologique. Vous veillez à ce que l'environnement de travail quotidien soit bien organisé, accueillant, professionnel et agréable, et que les employés se sentent vus, impliqués et connectés. La fonction va au-delà des questions facilitaires et administratives; vous êtes le gardien de la culture et de l'ambiance au sein de la succursale.
Vous percevez ce qui se passe et stimulez la connexion entre collègues et départements, en particulier au sein d'une organisation avec de nombreux collègues spécialisés techniquement et en contenu. Vous formez le lien entre les personnes, l'organisation et l'environnement de travail.
Ce que vous ferez. L'Office Manager a six domaines d'attention importants:
- Culture, connexion et satisfaction des employés:
- Maintenir et renforcer la culture et l'ambiance au sein de la succursale.
- Agir comme un facteur de liaison entre collègues, équipes et départements.
- Assurer un environnement de travail ouvert, accessible et accueillant.
- Accorder de l'attention aux employés et contribuer au sentiment d'implication et de connexion.
- Maintenir une image positive et professionnelle de la succursale.
- Affaires facilitaires et gestion des locaux:
- Coordonner le nettoyage, l'entretien des locaux et du jardin, les pannes, les stocks et autres affaires facilitaires.
- Maintenir le contact avec les fournisseurs, la gestion des bâtiments et les parties externes.
- Identifier les points de blocage et s'assurer qu'ils sont traités en temps voulu.
- Surveiller la qualité des services et, si nécessaire, interpeller les fournisseurs sur les accords conclus.
- Gérer et professionnaliser davantage les processus liés à la gestion des locaux, à la gestion des clés et aux services facilitaires.
- Gestion de bureau et organisation quotidienne:
- Assurer le bon déroulement de l'organisation du bureau.
- Coordonner, gérer et réapprovisionner les fournitures de bureau et de cuisine.
- Maintenir un aperçu actualisé de la gestion de bureau avec les processus, les contacts, les méthodes de travail et les informations importantes.
- Intégration (Onboarding):
- Coordonner la partie pratique de l'intégration des nouveaux employés (carte de bienvenue, sac/marchandise, clés).
- Familiariser les nouveaux employés avec la succursale (en consultation avec les chefs d'équipe) et assurer un accueil chaleureux.
- Réunions, communication et connexion interne:
- Organiser et faciliter les sorties d'équipe et les réunions.
- Soutenir les activités et initiatives internes qui contribuent à la connexion et à l'esprit d'équipe.
- Assurer la communication interne concernant les affaires de bureau, les activités et les développements.
- Servir de point de contact accessible pour les employés concernant les questions/affaires pratiques et les signaux de l'organisation.
- Maintenir des contacts avec les départements et autres succursales.
- Soutien à la direction:
- Soutien à la gestion, la planification, la coordination et la structuration de l'agenda d'un membre de la direction.
- Identifier de manière proactive les points de blocage ou les conflits d'horaire et proposer des solutions de manière autonome.
- Coordonner les rendez-vous avec les parties prenantes internes et externes.
- Servir de premier point de contact pour la planification des rendez-vous avec le membre de la direction.
Profil
L'Office Manager en tant que porteur d'ambiance/de culture:
- Créer du lien entre collègues.
- Accorder de l'attention aux employés qui ont moins tendance à chercher le lien eux-mêmes.
- Signaler quand l'ambiance, la collaboration ou l'implication nécessitent une attention.
- Maintenir le côté humain au sein d'une organisation fortement orientée contenu et technique.
- Faire le pont entre la direction et les employés sans assumer la responsabilité formelle des managers.
Ce qu'ils demandent. Outre les compétences organisationnelles, les qualités suivantes sont particulièrement importantes:
- Connecteur
- Accueillant et accessible
- Proactif et plein d'initiative
- Fortement organisé
- Compétent en communication
- Orienté service
- Socialement sensible
- Orienté solution
- Autonome
- Orienté résultats
- Bon dans l'entretien des relations
- Capable de garder une vue d'ensemble et de fixer des priorités
- Ose prendre des responsabilités et aborder les problèmes si nécessaire
- Maîtrise de l'anglais
Pratique
- Vous travaillez de manière autonome mais relevez d'un membre de la direction.
- Vous rejoindrez une équipe d'ingénieurs qui aiment construire des solutions intelligentes et se stimulent mutuellement.
- Il y a de la place pour la réflexion, l'expérimentation de nouvelles idées et le développement personnel.
- L'organisation connaît une croissance rapide, ce qui assure dynamisme et défis techniques.
- Le département se compose d'environ 50 ingénieurs travaillant en différentes équipes, chacune avec son propre focus.
- Une grande partie du travail se situe à l'intersection de l'IoT, de la domotique et de la technologie intelligente.
- L'ambiance est informelle, avec de la place pour l'humour et la convivialité.
Comment postuler
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