Coordinateur Back office & Projets

Vous êtes un touche-à-tout organisationnel qui tire son énergie d'une grande variété de projets, prend des initiatives et aime faire avancer les choses. Votre première mission majeure sera d'aider à organiser une célébration d'anniversaire, tout en professionnalisant davantage les opérations internes. Vous prendrez en charge un large éventail de projets liés à l'organisation d'événements, au CRM, au back-office, à la numérisation, à la communication et aux opérations de bureau.

Vous êtes positif, collaboratif, pratique et curieux du numérique. Vous n'attendez pas que chaque étape soit expliquée, mais vous voyez ce qui doit être fait, réfléchissez et vous mettez au travail.

Ce que vous ferez.

• Préparer et coordonner un événement anniversaire de A à Z.
• Cartographier et contacter les clients, prospects, partenaires, employés, anciens employés et autres parties prenantes.
• Aider à reconstruire l'histoire de l'organisation en collectant et en structurant les projets clés, les clients, les employés, les partenaires, les jalons et les histoires.
• Construire et mettre à jour les bases de données d'invités et de contacts, les invitations, les inscriptions et les communications.
• Coordonner le lieu, la restauration, les fournisseurs, la logistique, le programme, les arrangements pratiques, les budgets et les délais.
• Contribuer à des idées sur la façon de rendre la vision passée, présente et future de l'organisation visible via le contenu et les canaux numériques.
• Fournir une coordination et un soutien pratiques pendant l'événement lui-même.
• Mettre à jour, structurer et améliorer les données CRM et de contact.
• Soutenir le renouvellement continu du CRM et des processus internes de back-office.
• Aider à préparer et, le cas échéant, prendre en charge la migration de l'environnement comptable actuel vers une solution plus moderne, telle qu'Odoo ou une plateforme comparable.
• Analyser les flux de travail administratifs et papier existants et aider à les convertir en processus numériques simples.
• Identifier les tâches administratives récurrentes et proposer des moyens de les organiser ou de les automatiser plus intelligemment.
• Effectuer des mises à jour simples sur le site web WordPress de l'organisation.
• Préparer et éditer des textes, soutenir les traductions et aider à développer des présentations et des devis.
• Publier de courtes vidéos et d'autres contenus numériques et effectuer des tâches d'édition simples.
• Contribuer à des idées sur la façon de rendre l'organisation, ses projets et son anniversaire plus visibles numériquement.
• Utiliser les outils d'IA de manière pratique pour traiter l'information plus rapidement, préparer les communications et effectuer les tâches répétitives plus efficacement.
• Agir comme l'un des points de contact pour les collègues, les clients, les fournisseurs et les visiteurs au bureau.
• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, recevoir les livraisons et contribuer au bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau.
• Intervenir sur un large éventail de tâches de back-office et opérationnelles si nécessaire.

• Vous êtes de préférence titulaire d'un diplôme de Bachelor ou de Master et possédez une expérience pertinente dans un rôle de support, de back-office, de coordination de projet, de gestion de bureau ou un rôle similaire.
• Vous avez de l'expérience dans l'organisation et le suivi autonomes de projets et pouvez maintenir une vue d'ensemble claire même en gérant plusieurs tâches parallèles.
• Vous prenez des initiatives, travaillez de manière autonome et êtes à l'aise avec la prise de responsabilités et d'appropriation.
• Vous êtes un acteur pratique: vous voyez ce qui doit être fait, trouvez des solutions et réalisez les choses.
• Vous êtes positif, énergique et collaboratif et communiquez facilement avec des types de personnes très différents.
• Vous avez un fort intérêt pour les outils numériques et êtes à l'aise avec une grande variété de tâches et de nouveaux systèmes.
• Vous avez le sens du contenu numérique; une expérience avec WordPress, le montage vidéo simple ou les outils de contenu est un avantage.
• Vous êtes ouvert à l'IA et aimez utiliser les outils numériques comme assistant pratique. Vous n'avez pas besoin d'être un spécialiste de l'IA ou un programmeur, mais vous êtes curieux, désireux d'expérimenter et pensez naturellement à l'automatisation et aux gains d'efficacité.
• Vous communiquez couramment en néerlandais et en anglais et vous vous sentez à l'aise dans un environnement de PME dynamique et entrepreneurial.