Pour une organisation du secteur des assurances, nous recherchons un(e) Executive Assistant. Ce rôle offre un soutien opérationnel et organisationnel aux équipes dirigeantes et aux différentes parties prenantes, dans le cadre d'une transition au sein du département Gouvernance. Il s'agit d'une mission temporaire offrant une forte exposition à des interlocuteurs de haut niveau, dans un environnement exigeant où la confidentialité et la rigueur sont essentielles.
Wat je doet
En tant qu'Executive Assistant, vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel du département. Vous intervenez comme véritable bras droit des équipes de direction et garantissez la fluidité des échanges, la coordination des activités et le suivi des dossiers stratégiques. Ce rôle s'adresse à un profil expérimenté, capable d'évoluer dans un environnement structuré et habitué à manipuler des informations sensibles et confidentielles.
Soutien administratif et organisationnel.
- Organiser et coordonner les réunions internes et externes ainsi que les différents comités.
- Gérer des agendas complexes et assurer le suivi des priorités.
- Préparer les ordres du jour, présentations, rapports et documents nécessaires aux réunions.
- Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées.
- Organiser les déplacements professionnels et la logistique associée lorsque nécessaire.
Gestion documentaire et données confidentielles.
- Assurer la gestion, le classement et l'archivage de documents sensibles.
- Coordonner la circulation des informations entre les différents intervenants internes et externes.
- Mettre à jour les dossiers administratifs et les reportings.
- Participer à la préparation de contrats, présentations et autres documents stratégiques.
Coordination et gestion des parties prenantes.
- Être un point de contact privilégié pour les équipes de direction, les clients et les partenaires externes.
- Assurer la liaison avec les différents départements afin de garantir un suivi efficace des dossiers.
- Veiller au respect des échéances et à la bonne exécution des actions convenues.
- Apporter un soutien transversal sur différents projets et initiatives stratégiques.
Optimisation et amélioration continue.
- Contribuer à l'amélioration des processus administratifs et des méthodes de travail.
- Garantir un haut niveau de qualité, de discrétion et de professionnalisme dans l'exécution des tâches.
- Participer activement à la structuration et à l'efficacité opérationnelle du département.
Wat ze vragen
- Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'Executive Assistant, Assistant(e) de Direction, Office Manager ou dans une fonction similaire.
- Une expérience dans les secteurs des services financiers, de l'assurance, du conseil ou d'un environnement corporate constitue un atout.
- Habitué(e) à traiter des données confidentielles et sensibles.
- Une formation juridique n'est pas requise.
- Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
- Autonome, proactif(ve) et orienté(e) solutions.
- À l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs de haut niveau.
- La discrétion, la rigueur et le sens des responsabilités font partie de vos principales qualités.
- Maîtrise parfaite du néerlandais et bon niveau en français et en anglais.
Praktisch
- Une mission freelance au sein d'un environnement professionnel reconnu et stimulant.
- Une collaboration directe avec des équipes de direction et des interlocuteurs stratégiques.
- Une fonction variée mêlant coordination, support exécutif et gestion administrative.
- Une structure à taille humaine favorisant l'autonomie et la prise d'initiative.
- Une mission temporaire avec possibilité de prolongation selon les besoins de l'organisation.
Comment postuler
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Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
Vous recevez juste assez de contexte pour evaluer si cette mission est interessante. Le briefing complet, les details client et les prochaines etapes restent disponibles dans l'app.