À propos de la mission. Au sein de l'équipe Finance & Contrôle d'une faculté, l'équipe de contrôle de projet travaille sur la gestion financière des projets de recherche financés par divers bailleurs de fonds externes. L'équipe est composée de contrôleurs de projet et d'administrateurs de projet.
En tant qu'administrateur de projet, vous travaillerez en étroite collaboration avec les contrôleurs de projet et votre collègue administrateur de projet dans un environnement où la précision, la collaboration et la qualité sont primordiales.
Ce que vous ferez. En tant qu'administrateur de projet, vous êtes responsable du soutien administratif quotidien des projets de recherche. Vous assurez un traitement correct, rapide et complet des données financières et administratives, et soutenez ainsi les contrôleurs de projet dans leurs activités. Vous êtes le premier point de contact pour les questions administratives au sein du processus de contrôle de projet.
Vous travaillerez de manière autonome sur l'administration de divers projets de recherche et vous coordonnerez régulièrement avec les contrôleurs de projet et les autres collègues impliqués. Vous signalerez les informations manquantes ou incorrectes, prendrez des mesures et veillerez à ce que les suivis soient effectués en temps voulu. De plus, vous contribuerez à une méthode de travail uniforme et participerez activement à l'amélioration et à l'efficacité des processus administratifs.
Vos tâches comprennent notamment:
- La mise en place et la tenue à jour des données de projet et des données de base dans le système financier.
- Le traitement des modifications budgétaires et des mutations administratives.
- La création et le traitement des factures externes.
- La gestion des dossiers de projet et l'assurance d'un archivage numérique complet et correct.
- Le contrôle de l'enregistrement des heures, des déclarations et des factures pour leur exactitude et leur exhaustivité.
- La surveillance des délais et le suivi des informations manquantes ou des écarts.
- Le soutien à divers rapports et justifications de projet.
- Le soutien et, en consultation avec les contrôleurs de projet, la coordination des audits.
- La contribution à l'amélioration, à l'uniformisation et à la sécurisation des processus administratifs et des instructions de travail.
Vous aurez de nombreux contacts avec les contrôleurs de projet. Alors qu'ils se concentrent de plus en plus sur l'analyse financière, la direction et le conseil, vous assurez une base administrative solide. Ainsi, vous vous complétez mutuellement et formez ensemble un maillon important dans le soutien financier de la recherche scientifique au sein de la faculté.
Ce qu'ils demandent. Vous aimez que les choses soient exactes. Vous êtes précis, structuré et autonome, et vous tirez de l'énergie de l'établissement et du maintien d'une vue d'ensemble. Vous vous sentez à l'aise dans un rôle où la qualité, la fiabilité et des accords clairs sont essentiels. Si quelque chose ne va pas ou si des informations manquent, vous le signalez et osez poser des questions. En même temps, vous aimez voir la situation dans son ensemble.
Vous réfléchissez à la manière d'améliorer et d'optimiser les processus administratifs et vous aimez travailler avec des collègues pour parvenir à une méthode de travail uniforme.
Profil
- Au minimum un diplôme MBO financier ou administratif et un niveau de travail et de réflexion MBO+/HBO.
- Expérience des processus administratifs, de préférence dans un environnement de projet ou au sein d'une administration financière.
- Affinité avec les systèmes financiers (ERP), Microsoft Office et la gestion de dossiers numériques.
- Une attitude de travail pratique et terre-à-terre et le plaisir d'un travail administratif minutieux et structuré.
- De bonnes compétences en communication et une attitude collégiale et collaborative.
- La capacité à garder une vue d'ensemble, à établir des priorités et à respecter les différentes échéances.
Comment postuler
Consultez le texte complet de la mission et les informations de candidature des que votre candidature sur mesure est prete.
Commandez une candidature sur mesure pour consulter la mission complete et les informations de candidature.
Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
Vous recevez juste assez de contexte pour evaluer si cette mission est interessante. Le briefing complet, les details client et les prochaines etapes restent disponibles dans l'app.