À propos de la mission. Un assistant administratif très expérimenté et précis est recherché pour une institution d'enseignement public afin de renforcer temporairement l'équipe de projet RH lors d'une réorganisation majeure. La réorganisation est dans une phase cruciale où de grandes quantités d'informations sur le personnel sont traitées et où une communication formelle et confidentielle doit être assurée envers les employés.
La fonction exige une personne qui travaille avec une extrême diligence, de manière autonome et discrète, et qui possède une vaste expérience dans le traitement de grandes quantités de données et la gestion de la communication du personnel, où une grande précision est requise.
Ce que vous ferez.
- Préparer, générer, contrôler et traiter administrativement les lettres du personnel et toute autre correspondance au niveau des employés
- Effectuer des fusions et des opérations de fusion de courrier, en liant les données des feuilles de calcul aux modèles de lettres dans Microsoft Word
- Gérer et contrôler les fichiers de données et les listes d'envoi, et signaler activement les données manquantes, en double, divergentes ou incorrectes
- Contrôler méticuleusement les résultats des opérations de fusion et, si nécessaire, corriger les données ou signaler les écarts
- Diviser et sélectionner soigneusement les lettres individuelles des employés à partir de grands fichiers fusionnés
- Préparer la correspondance individuelle pour l'envoi et assurer un traitement administratif correct et l'enregistrement dans les dossiers du personnel appropriés
- Vérifier que le bon employé est lié à la bonne lettre et aux bonnes données
- Surveiller l'exhaustivité, l'uniformité et la ponctualité de la correspondance
- Administrer et suivre méticuleusement les progrès et le statut des différents moments de communication
- Surveiller les délais et signaler en temps utile les éventuels goulots d'étranglement
- Soutenir l'équipe de projet RH dans d'autres tâches administratives liées à la réorganisation
Profil
Vous êtes un professionnel administratif expérimenté qui excelle dans le traitement et le contrôle minutieux de grandes quantités de données et d'informations confidentielles, et qui a un sens aigu du détail. Vous vérifiez, comparez, signalez et posez des questions lorsque quelque chose ne va pas. Vous êtes diligent, discret, autonome et résistant au stress. Vous savez gérer les informations confidentielles et comprenez l'impact de la communication sur les employés.
Vous aimez la structure, le contrôle et la vue d'ensemble, et vous aimez travailler avec de grandes quantités de données et de documents.
Ce qui est demandé
- Vaste expérience en soutien administratif dans des projets complexes de changement, de réorganisation ou de RH
- Vaste expérience dans le traitement de grandes quantités de données et de documents
- Expérience avérée dans la préparation et la gestion d'un grand nombre de lettres personnalisées, d'e-mails ou d'autres communications formelles
- Très vaste expérience avec le publipostage, la fusion de documents ou des techniques similaires
- Expérience dans le contrôle de grands fichiers et le signalement autonome d'erreurs, d'écarts, de doublons et de données manquantes
- Expérience avec les informations confidentielles et sensibles à la vie privée du personnel
- Excellente maîtrise de la langue néerlandaise
- Un très haut degré de précision et de conscience de la qualité
- Excellentes compétences organisationnelles et un sens aigu de la planification et des délais
- La capacité de travailler de manière autonome et d'assumer la responsabilité de la qualité du résultat final
Souhaits.
- Expérience dans l'enseignement supérieur
- Expérience en administration RH
Comment postuler
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Plus de contexte, moins d'heures de recherche dispersees.
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