À propos de la mission. En tant que secrétaire de programme, vous travaillez au sein du bureau de programme sur un programme régional pour un système énergétique durable et à l'épreuve du temps. Vous jouez un rôle central au sein du bureau de programme et veillez à la cohérence et à l'avancement, afin que les processus se déroulent avec soin et en temps voulu.
Votre base est le bureau de programme d'une organisation énergétique régionale, où vous collaborez notamment avec le coordinateur régional, le support de programme, les coordinateurs de la chaleur et de l'économie d'énergie, le conseiller en communication, le conseiller en données et les chefs de groupe de travail.
Ce que vous faites
- Surveiller la cohérence et l'avancement des processus
- Gérer l'administration des obligations
- Surveiller les budgets, les obligations, les flux de factures et l'avancement financier
- Soutenir le coordinateur régional dans la préparation et l'établissement du budget (pluriannuel) et de la justification financière
- Servir de personne de contact pour les fournisseurs du programme
- Coordonner les processus liés au déploiement de nouveaux employés pour le bureau de programme
- Organiser et faciliter les rendez-vous, les réunions de direction et les rassemblements
- Assurer une documentation et un enregistrement précis des actions et des décisions
- Surveiller l'avancement, les délais, les dépendances et le suivi
- Signaler en temps utile les goulots d'étranglement administratifs, organisationnels, personnels et financiers et en discuter avec le coordinateur régional
Profil
Vous travaillez en étroite collaboration avec le coordinateur régional et l'entité principale de l'organisation énergétique régionale, l'une des municipalités participantes. Vous évoluez bien dans les relations administratives et officielles et agissez dans les cadres convenus. En collaboration avec le support de projet, vous assurez une vue d'ensemble et une cohérence au sein du bureau de programme.
Vous gardez un œil sur les processus, les trajectoires, les actions et les activités en cours et veillez à ce que rien ne soit négligé. Vous travaillerez dans un programme où l'humain est au centre et où la collaboration est primordiale.
Ce qui est demandé
- Connaissance et expérience de l'administration financière, de la gestion d'entreprise, du contrôle budgétaire et de l'avancement financier
- Expérience dans un environnement de collaboration complexe avec des relations administratives
- Au moins huit ans d'expérience professionnelle pertinente avérée dans une fonction de secrétaire, de conseiller de direction et/ou de support de programme
- Expérience de travail dans des contextes régionaux
- Expérience professionnelle pertinente avec des questions et/ou des programmes dans le domaine de la transition énergétique
Souhaits.
- Expérience de la gestion de programme intégrale
- Coordination de processus administratifs et officiels complexes
Comment postuler
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