Secrétaire du Chef de Division

Ce poste se situe au sein d'une division d'un service diplomatique européen, responsable des relations avec les pays d'Amérique du Sud. Le service collabore avec d'autres institutions de l'UE pour promouvoir de bonnes relations et superviser les accords bilatéraux existants.

Ce que vous ferez.

• Fournir un soutien administratif et logistique au chef de division, y compris la gestion de l'agenda et les appels entrants.
• Maintenir des contacts réguliers avec les délégations de l'UE et les ambassades, ainsi qu'avec d'autres services de l'organisation.
• Apporter un soutien à l'organisation de réunions: envoyer des invitations, réserver des salles, enregistrer les visiteurs et compiler des dossiers de travail.
• Surveiller les délais de la division et attribuer les demandes entrantes.
• Organiser les missions du chef de division (ordres de mission, notes de frais, réservation de voyages et d'hébergements).
• Soutenir le chef de division dans la gestion des ressources humaines (par exemple, publication de postes vacants, procédures de sélection) et l'accueil des nouveaux arrivants.
• Assurer les fonctions de gestion documentaire: enregistrer/filtrer/distribuer le courrier entrant.
• Agir en tant que remplaçant pour les autres assistants de division.

Ce qu'ils demandent.

• Avoir réussi un examen EPSO CAST valide dans un groupe de fonctions pertinent pour ce poste, ou être enregistré dans le CAST permanent EPSO.
• Avoir un niveau d'enseignement post-secondaire attesté par un diplôme ou un niveau d'enseignement secondaire attesté par un diplôme donnant accès à l'enseignement post-secondaire et une expérience professionnelle appropriée de trois ans.
• Avoir la capacité de travailler dans les langues de la politique étrangère et de sécurité commune (anglais et français).
• Être ressortissant d'un des États membres de l'Union européenne et jouir de tous les droits de citoyen.

• Bonnes compétences organisationnelles et de secrétariat.
• Bonnes compétences rédactionnelles et de communication.
• Bonnes compétences informatiques.
• Bonne connaissance de l'anglais et de l'espagnol (oral et écrit).
• Capacité à s'adapter rapidement à un nouvel environnement de travail.
• Bon esprit d'équipe.
• Connaissance des relations extérieures, des politiques internes et du fonctionnement de l'Union.
• La connaissance du français, la maîtrise des outils et applications informatiques spécialisés de l'UE et l'expérience de travail en équipe dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel ou au sein des institutions ou délégations de l'UE seront considérées comme des atouts majeurs.