Als Office Manager ben je de rechterhand van de partners van een groeiend marketingbureau en het vaste aanspreekpunt op kantoor. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen focussen op klanten, groei en strategie. Vragen, dossiers en opvolging lopen via jou. Je bereidt voor, legt voor en volgt op tot iets effectief afgerond is. De partners nemen de beslissing, jij zorgt dat ze dat snel en goed geïnformeerd kunnen doen.
Wat je doet
Onthaal en kantoor.
- Je neemt de telefoon op en verbindt door of handelt zelf af.
- Je ontvangt bezoekers en neemt pakketten en leveringen in ontvangst.
- Je bent aanwezig op kantoor, zodat er altijd een aanspreekpunt is.
Mailbox en communicatie.
- Je beheert de mailboxen van de partners: je sorteert, beantwoordt wat je zelf kan en stuurt door wat een beslissing vraagt.
- Je zorgt dat niets blijft liggen en dat elke vraag bij de juiste persoon terechtkomt.
Vragen en beslissingen voorbereiden.
- Je verzamelt vragen van het team en van externen die een beslissing van de partners vragen.
- Je bereidt ze zo voor dat de partners snel kunnen beslissen, en je koppelt de beslissing terug.
- Je houdt bij wat beslist is en wat nog openstaat.
Opvolging.
- Je vraagt informatie en offertes op bij leveranciers en partners.
- Je volgt op of uitgezette taken effectief afgerond zijn.
- Je zit mee aan tafel bij overleg van de partners en volgt de afgesproken acties op.
Administratie en dossiers.
- Je beheert de verzekeringsdossiers.
- Je zoekt documenten op en houdt ze geordend bij, zoals volmachten, statuten en documenten voor aanbestedingen.
- Je neemt administratieve taken over, ook rond HR, zoals de administratie bij in- en uitdiensttreding.
Wat ze vragen
- Je bent georganiseerd en houdt overzicht over veel kleine dingen tegelijk.
- Je bent flexibel en springt bij waar het nodig is, ook als dat niet gepland was.
- Je volgt op zonder dat iemand het je moet vragen, en je rondt af.
- Je communiceert helder en vlot, aan de telefoon en per mail.
- Je bent discreet: je werkt met mailboxen, contracten en HR-dossiers.
- Je bent sterk genoeg om aan tafel te zitten bij overleg van de partners en daar de opvolging op te nemen.
- Starters met de juiste instelling zijn welkom. Ervaring in een kantoor- of assistentiefunctie is een plus.
Praktisch
- Een rol dicht bij de partners, met zicht op hoe een groeiend bureau en een groep van vier merken draait.
- Verloning en extralegale voordelen conform de markt.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.