IKONS

Privacybeleid IKONS

Laatste update: 31 augustus 2026

1. Inleiding

IKONS (hierna "wij", "ons" of "onze") zet zich in voor de bescherming van uw privacy en persoonlijke gegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe wij persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer u gebruik maakt van onze applicatie en diensten ("IKONS Freelance Platform").

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere relevante wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, waaronder toepasselijke Nederlandse en Belgische wetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

IKONS Freelance is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze applicatie. Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens kunt u contact met ons opnemen via:

  • E-mail: privacy@ikonsfreelance.io
  • Postadres: Frankrijklei 5, 2000 Antwerpen
  • BTW-nummer: BE0783.643.303

3. Welke persoonsgegevens wij verzamelen

Afhankelijk van uw gebruik van onze applicatie, kunnen wij de volgende persoonlijke gegevens verzamelen:

  • Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoord (versleuteld).
  • Profielgegevens: bedrijfsnaam, handelsnaam, professioneel profiel, vaardigheden, ervaring, voorkeuren, geselecteerde categorieen en regio's, trefwoorden, profielfoto en andere matchinginformatie.
  • CV- en profielgegevens: CV-tekst, CV-documenten, profiel- en CV-extracties, portfolio-informatie en website- of profiellinks die u verstrekt.
  • Zakelijke gegevens: BTW-nummer, bedrijfsadres, KvK-nummer, bankgegevens (IBAN, BIC).
  • Gebruiksgegevens: informatie over hoe u onze website en applicatie gebruikt, inlogtijden, browsertype, IP-adres, jobinteracties, sollicitatie-acties, matching- en aanbevelingslogs en beveiligingssignalen.
  • Sollicitatie- en AI-outputgegevens: gegenereerde sollicitaties op maat, fitanalyses, CV-optimalisaties, motivatiebrieven, tariefcontext, fit-verdictgegevens en door u aangeleverde of bewerkte sollicitatiematerialen.
  • Communicatie: informatie die u ons verstrekt wanneer u contact met ons opneemt, chatberichten met Matti / AI Coach, supportvragen en supportgeschiedenis.
  • Vacaturegegevens: gegevens over opdrachten en vacatures die wij ontvangen, verzamelen of extraheren uit bronnen van derden om vacatures te tonen, te structureren en te matchen.

4. Doeleinden van gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het aanmaken en beheren van uw gebruikersaccount.
  • Het aanbieden en personaliseren van onze diensten.
  • Het genereren van Sollicitaties op maat, waaronder fitanalyses, CV-optimalisaties en motivatiebrieven.
  • Het uitvoeren van profiel- en CV-extractie en het omzetten van aangeleverde informatie naar gestructureerde profiel- en matchinggegevens.
  • Het aanbevelen, rangschikken en matchen van opdrachten op basis van profielgegevens, voorkeuren, jobinteracties, vacature-extractiegegevens, matchscores, harde uitsluitingen en andere matchingsignalen.
  • Het verwerken van vacatures met geautomatiseerde en AI-ondersteunde systemen om brongegevens om te zetten naar gestructureerde vacatureweergave en matchingdata.
  • Het ondersteunen van gebruikers via Matti / AI Coach, producthulp, navigatiehulp, matching- en profielcontext en support-handoff.
  • Het faciliteren van facturatie, creditbeheer en tijdsregistratie waar van toepassing.
  • Het verwerken van betalingen, credits en abonnementen waar van toepassing.
  • Het verbeteren van onze diensten en gebruikerservaring.
  • Het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik, beveiligingsincidenten en technische storingen.
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
  • Het verstrekken van klantenservice en ondersteuning.
  • Het verzenden van serviceberichten en updates over onze diensten.
  • Het verzenden van jobmatching-notificaties per e-mail op basis van uw profiel.
  • Het verzenden van marketingcommunicatie (alleen met uw expliciete toestemming).

5. Rechtsgronden voor gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

  • Uitvoering van overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons hebt gesloten bij het gebruik van onze diensten.
  • Betaalde en gegenereerde diensten: verwerking voor Sollicitatie op maat, creditverbruik, betaling, levering van digitale content, profiel- en CV-extractie en kernfunctionaliteiten van het platform is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
  • Jobmatching, aanbevelingen en functionele notificaties: het rangschikken en aanbevelen van opdrachten en het verzenden van matchende opdrachten per e-mail op basis van uw profiel is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en gebeurt niet op basis van toestemming.
  • Wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten, zoals fiscale bewaarplicht.
  • Gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing, kwaliteitscontrole en verbetering van onze diensten, voor zover uw rechten en vrijheden niet zwaarder wegen.
  • Toestemming: u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden, zoals marketingcommunicatie, analytische cookies of optionele gegevens die u vrijwillig verstrekt wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor de gevraagde dienst.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, of om te voldoen aan wettelijke (bewaar)verplichtingen.

Specifieke bewaartermijnen:

  • Accountgegevens: zolang u een actief account heeft en tot 2 jaar na afsluiting van uw account.
  • Jobmatching-notificaties: profiel- en matchinggegevens worden bewaard zolang uw account actief is en tot 2 jaar na afsluiting van uw account, tenzij een kortere bewaartermijn voortvloeit uit uw profielinstellingen of een geldig verwijderingsverzoek.
  • Gegenereerde sollicitaties, fitanalyses, CV-optimalisaties en motivatiebrieven: zolang uw account actief is en tot 2 jaar na afsluiting van uw account, tenzij u eerder verwijdering vraagt of een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor geschilafhandeling.
  • CV-documenten, profiel- en CV-extractiegegevens en website- of profiellinks: zolang nodig voor de gevraagde profiel-, matching- of sollicitatiefunctie en uiterlijk tot 2 jaar na afsluiting van uw account, behoudens wettelijke verplichtingen of geldige verwijderingsverzoeken.
  • Matti / AI Coach- en supportgeschiedenis: tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, geschilafhandeling of wettelijke verplichtingen.
  • Jobmatching-, aanbevelings- en extractielogs: zolang nodig voor werking, beveiliging, kwaliteitscontrole en verbetering van de dienst, in beginsel tot 2 jaar na aanmaak of afsluiting van uw account.
  • Factuur- en financiele gegevens: minimaal 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin de gegevens zijn ontstaan (wettelijke fiscale bewaarplicht).
  • Communicatie: tot 2 jaar na het laatste contact.
  • Gebruiksgegevens: maximaal 26 maanden (analytische gegevens).

6.1 Profielinstellingen

U kunt in uw profielinstellingen de standaard bewaartermijn aanpassen. Hiermee bepaalt u hoe lang uw gegevens worden bewaard voordat ze automatisch worden verwijderd.

7. Delen van uw gegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:

  • AI-model- en automatiseringsproviders: partijen die ons helpen bij AI-ondersteunde generatie, profiel- en CV-extractie, vacature-extractie, matchingondersteuning en Matti / AI Coach.
  • Dienstverleners: derden die namens ons diensten verlenen, zoals hosting- en databaseproviders, betalingsverwerkers, analyticsproviders, supporttools en beveiligings- of monitoringdiensten.
  • E-mail- en infrastructuurdienstverleners: partijen die nodig zijn om functionele jobmatching-notificaties te verzenden en te beheren, waaronder eigen infrastructuur en eventuele e-mailserviceproviders.
  • Professionele adviseurs: zoals accountants, juridische adviseurs of auditors, wanneer nodig.
  • Overheidsinstanties: wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7.1 Waarborgen

Wanneer wij persoonsgegevens delen met dienstverleners, zorgen wij ervoor dat deze partijen voldoende waarborgen bieden voor de bescherming van uw persoonsgegevens en sluiten wij verwerkersovereenkomsten af waar nodig. Wij beperken de gedeelde gegevens tot wat nodig is voor de betreffende verwerking en verlangen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

8. Verwerkingstabel en register

Wij nemen jobmatching, AI-ondersteunde sollicitatiegeneratie en vacature-extractie als afzonderlijke of herkenbare verwerkingsdoelen op in ons verwerkingsregister overeenkomstig artikel 30 AVG.

  • Doel: jobmatching, aanbevelingen en functionele jobmatching-notificaties op basis van het door de Gebruiker aangemaakte profiel en matchinggedrag.
  • Doel: AI-ondersteunde Sollicitatie op maat, inclusief fitanalyse, CV-optimalisaties en motivatiebrief op basis van profiel-, CV-, vacature-, tarief- en fit-verdictgegevens.
  • Doel: AI-ondersteunde of geautomatiseerde vacature-extractie voor vacatureweergave, filtering en matching.
  • Doel: Matti / AI Coach voor productvragen, navigatie, matching- en profielcontext en support-handoff.
  • Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) voor kernfunctionaliteiten en betaalde/generate diensten; toestemming waar vereist voor optionele gegevens, analytics of marketing; gerechtvaardigd belang voor beveiliging en serviceverbetering; wettelijke verplichting waar nodig.
  • Categorieen persoonsgegevens: accountgegevens, e-mailadres, profielgegevens, voorkeuren, professionele informatie, CV- en profieltekst, documenten, links, sollicitatiematerialen, chat- en supportberichten, jobinteracties en matchingparameters.
  • Bewaartermijn: zolang het account actief is en in beginsel tot 2 jaar na afsluiting van het account, tenzij een kortere termijn geldt door profielinstellingen of een geldig verwijderingsverzoek, of een langere wettelijke bewaarplicht geldt.
  • Ontvangers: IKONS, bevoegde medewerkers en verwerkers die nodig zijn voor hosting, databasebeheer, AI-verwerking, applicatiebeheer, functionele e-mailverzending, betaling, analytics, support en beveiliging.
  • Menselijke controle en correctie: waar geautomatiseerde verwerking invloed heeft op aanbevelingen of profiel-/matchinggegevens, kan de Gebruiker correctie vragen en waar vereist menselijke beoordeling of toelichting verzoeken.

9. Internationale gegevensoverdrachten

Uw gegevens kunnen worden overgedragen naar en verwerkt in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waar de wetgeving inzake gegevensbescherming kan verschillen van die in uw eigen land.

Wanneer wij gegevens overdragen buiten de EER, bijvoorbeeld via AI-, hosting-, analytics-, e-mail-, betalings- of supportproviders, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, aanvullende beveiligingsmaatregelen waar nodig, of andere wettelijke mechanismen die zorgen voor adequate bescherming.

10. Cookies en soortgelijke technologieen

Wij gebruiken cookies en soortgelijke technologieen op onze website en in onze applicatie om uw ervaring te verbeteren en bepaalde functionaliteiten te ondersteunen. U kunt uw cookie-voorkeuren beheren via de cookie-instellingen in de applicatie.

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

  • Essentiele cookies: noodzakelijk voor het functioneren van onze diensten.
  • Analytische cookies: helpen ons te begrijpen hoe gebruikers onze diensten gebruiken. Deze cookies worden alleen geplaatst met uw toestemming.
  • Functionele cookies: stellen ons in staat om bepaalde functionaliteiten aan te bieden, zoals het onthouden van voorkeuren.
  • Marketing cookies: worden gebruikt voor marketingdoeleinden en worden alleen geplaatst met uw uitdrukkelijke toestemming.

11. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, beschadiging, wijziging of openbaarmaking.

Deze maatregelen omvatten onder andere:

  • Versleuteling van gevoelige gegevens.
  • Toegangscontroles en authenticatieprocedures.
  • Regelmatige beveiligingsbeoordelingen en -updates.
  • Personeel dat getraind is in gegevensbescherming.
  • Incidentbeheer en meldingsprocedures.

12. Uw privacyrechten

Onder de AVG/GDPR heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: u heeft het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u hebben.
  • Recht op rectificatie: u heeft het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.
  • Recht op verwijdering: u heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen in bepaalde omstandigheden.
  • Recht op beperking: u heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.
  • Recht van bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden.
  • Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: u heeft het recht om niet onderworpen te worden aan besluitvorming die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.
  • Recht op menselijke beoordeling of correctie: waar geautomatiseerde verwerking of AI-ondersteunde verwerking uw profiel, matchinggegevens, aanbevelingen of gegenereerde sollicitatie-output beinvloedt, kunt u ons vragen om correctie, toelichting of menselijke beoordeling waar vereist.

12.1 Uw rechten uitoefenen

U kunt uw rechten uitoefenen via de privacyinstellingen in uw account, of door contact met ons op te nemen via privacy@ikonsfreelance.io. Wij zullen binnen een maand op uw verzoek reageren, tenzij de complexiteit van het verzoek een verlenging van deze termijn rechtvaardigt.

13. Data-incidenten

In het geval van een datalek waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn en er een risico is voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over dit incident, de mogelijke gevolgen ervan en de maatregelen die wij hebben genomen om het incident aan te pakken.

Wij houden een register bij van alle data-incidenten en melden deze, waar vereist, aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur na ontdekking.

14. Gegevensbeschermingsimpactbeoordeling

Wij voeren waar nodig gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) uit om de risico's van onze verwerkingsactiviteiten te identificeren en te minimaliseren, vooral bij nieuwe technologieen of verwerkingen die waarschijnlijk een hoog risico vormen voor uw rechten en vrijheden.

15. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze diensten, wijzigingen in de privacywetgeving of om andere redenen weer te geven. De meest recente versie van het privacybeleid is altijd beschikbaar via onze website en applicatie.

Als wij materiele wijzigingen aanbrengen aan dit privacybeleid, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via een e-mail of een melding in onze applicatie voordat de wijzigingen van kracht worden.

16. Klachten en toezichthoudende autoriteit

Als u vragen of klachten heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via privacy@ikonsfreelance.io. Wij willen graag helpen om eventuele zorgen op te lossen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming:

  • Voor Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
  • Voor Belgie: Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Privacybeleid IKONS

Laatste update: 31 augustus 2026

Contact: privacy@ikonsfreelance.io - Frankrijklei 5, 2000 Antwerpen - BE0783.643.303