Een gemeentelijke opvanglocatie biedt opvang aan Oekraïense ontheemden en asielzoekers. De locatie is uniek vanwege de gecombineerde opvangvorm, het eigen gemeentelijk beheer en de werkwijze om bewoners vanaf dag één te laten integreren middels een intensief programma. Op dit moment wordt de locatie verbouwd en uitgebreid, waardoor het aantal bewoners fors toeneemt.
De samenwerking met leveranciers is cruciaal voor de opvanglocatie, aangezien dit direct raakt aan de leefomstandigheden van bewoners, impact heeft op de dienstverlening van de organisatie en het vertrouwen van omwonenden. De contracten raken diverse werkgebieden, zoals facilitair, vastgoed en zorg. Regelmatig is samenwerking met andere contractmanagers aan de orde, bijvoorbeeld op domeinen als IT en leerlingenvervoer.
De contracten zijn dynamisch en staan onder invloed van nieuwe regelgeving en maatschappelijke ontwikkelingen. Je bent als contractmanager verantwoordelijk voor een stabiel en betrouwbaar contractmanagement voor het betreffende team en de gemeentelijke opvanglocatie. Je zorgt ervoor dat iedere betrokkene zijn of haar rol kent en er grip is op de diverse contracten.
Wat je doet
- Actualiseren van het overzicht van lopende contracten en afspraken (ook mondelinge en impliciete) voor het team.
- Vastlegging van deze contracten in een contractbeheersysteem, zodat actuele en betrouwbare stuurinformatie beschikbaar komt.
- Adviseren aan de contracteigenaar welke behoeften en randvoorwaarden er binnen deze contracten spelen en nodig zijn (bijvoorbeeld op het gebied van dienstverlening, veiligheid, logistiek).
- Uitvoeren van het contractmanagement op lopende, nieuwe en toekomstige contracten.
- Bij aanvang van de opdracht concentreren op het aangaan, verlengen dan wel beëindigen van de contracten voor onder andere inventaris, catering, koffie en schoonmaak.
- Inventariseren en analyseren van alle contracten en afspraken.
- Vastleggen en structureren van contractinformatie in het systeem.
- Strategische keuzes, prioriteiten en verbeteringen afstemmen met de contracteigenaar.
- Verbeter- en wijzigingstrajecten initiëren en begeleiden, ook in crisissituaties of bij veranderende regelgeving.
- Onderhouden van relaties met leveranciers en interne stakeholders.
- Contractdoelen vertalen naar concrete afspraken en kaders op de werkvloer.
- Proactief signaleren en managen van risico’s (financieel, juridisch, politiek en operationeel).
- De lead nemen respectievelijk input leveren bij nieuwe aanbestedingen en/of verlengingen van contracten.
- Opstellen van werkafspraken en een overdrachtsdocument.
Interne samenwerking.
- Samenwerken met de contracteigenaar: vormgeven aan het sparren op strategisch niveau en de regie nemen om de uitgezette koers te vertalen naar de uitvoering.
- Samenwerken met realisatie- en verificatiemanagers: coördineren en vormgeven van de samenwerking op de werkvloer, sturing en het totaaloverzicht bieden.
- Samenwerken met uitvoerende teams en andere interne stakeholders: de verbindende schakel zijn.
- De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur.
- De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.
- Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Competenties.
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
- Analytisch sterk en een scherp oog voor risico’s en kansen.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Daadkrachtig, stressbestendig en goed in prioriteiten stellen.
- Samenwerkingsgericht en in staat om interne en externe belangen te verbinden.
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met contractmanagement in een politiek-bestuurlijke omgeving.
- Aantoonbare werkervaring met inkoopprocessen.
Wensen
- Aantoonbare afgeronde opleiding CATS CM Practitioner.
- Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie.
- Aantoonbare werkervaring met een contractbeheersysteem of vergelijkbare systemen.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.