Jij bent de onmisbare schakel in het hart van een overheidsorganisatie. Met jouw proactieve houding en scherpe inzicht ondersteun je het bestuur. Je bent de spin in het web en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is of als plannen veranderen. Je weet wat belangrijk is en wat even kan wachten. Je werkt nauw samen met het bestuur en bent een buffer tussen de interne organisatie en de buitenwereld. Je komt terecht bij het directiesecretariaat, onderdeel van de afdeling Concernadvies.
De afdeling werkt aan strategische vraagstukken zoals gemeentebeleid, public affairs en de lobbyagenda van het bestuur. Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders. Samen met je collega’s zorg je voor een soepel lopende organisatie en een goed geïnformeerd bestuur. In het team ondersteunen we niet alleen het bestuur, maar ook elkaar. Bij ziekte of afwezigheid springen we bij waar nodig.
Dat vraagt wat flexibiliteit in werkdagen, maar levert ook een hecht en betrouwbaar team op waarin je op elkaar kunt rekenen.
Wat je doet
- Beheren van agenda’s en prioriteiten stellen op basis van inhoud en (politiek)-bestuurlijke verhoudingen
- Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en snel schakelen bij wijzigende agenda’s
- Voorbereiden van het wekelijkse directeurenoverleg, zorgdragen voor het aanleveren van stukken en het klaarmaken van de agenda
- Eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s en externe relaties
- Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten en zorgen voor een gastvrije ontvangst
- Bewaken van de voortgang van afspraken en regelen van vervoer, etentjes en attenties
- Signaleren van knelpunten in de planning, vooruit plannen en zorgen dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is
Profiel
Je bent doortastend, assertief en hebt een gezonde dosis humor. Je kunt goed relativeren en schakelt makkelijk tussen verschillende belangen. Je bent zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Jij bent de onmisbare schakel in het hart van de organisatie. Met jouw proactieve houding en scherpe inzicht ondersteun je het bestuur en zorg je dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is of plannen veranderen.
Eisen
- Minimaal een afgeronde secretariële MBO opleiding zoals directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement
- Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse
- Aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, opgedaan binnen een overheidsorganisatie
- Akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde
Wensen
- Bij voorkeur meer dan 10 jaar ervaring als bestuurssecretaresse in een overheidsorganisatie
- Bij voorkeur aantoonbare ervaring met de secretariële ondersteuning van een bestuurder binnen een gemeentelijke organisatie, zoals een wethouder of burgemeester
Competenties.
- Resultaatgericht
- Positieve en proactieve werkhouding
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
- Organiseren en plannen
- Bestuurlijke sensitiviteit
- Omgevingsbewustzijn
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Stressbestendigheid
- Assertiviteit
- Professionele stevigheid
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.