Je bent een ervaren managementprofessional die moeiteloos schakelt tussen hoogwaardige boardondersteuning en coachend leiderschap. In deze veelzijdige functie ondersteun je twee directieleden en geef je richting aan een team van Management Assistenten binnen een dynamische, veranderende organisatie. Je werkt binnen een diverse en uitdagende organisatie en maakt deel uit van het secretariaat.
Samen met de andere Management Assistenten en de servicedesk vorm je één team dat de organisatie professioneel en efficiënt ondersteunt. De omgeving is volop in beweging: de teamsamenstelling, prioriteiten en werkwijzen kunnen veranderen. Dit vraagt om flexibiliteit, verbindend leiderschap en een scherp oog voor continuïteit.
Wat je doet
Als Teamlead Executive & Management Assistance combineer je persoonlijke ondersteuning aan twee directieleden met de dagelijkse coördinatie en begeleiding van het team van Management Assistenten. Je bewaakt overzicht, kwaliteit en voortgang, brengt structuur aan en zorgt voor heldere werkafspraken. Met jouw proactieve en diplomatieke aanpak anticipeer je op wat nodig is, durf je kritisch te adviseren en stimuleert u samenwerking, kennisdeling en ontwikkeling binnen het team.
- Je bent het eerste aanspreekpunt en de rechterhand van twee directieleden en beheert hun complexe agenda’s proactief.
- Je organiseert en bereidt interne en externe afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel fysiek als online, en bewaakt de opvolging van acties en afspraken.
- Je plant en organiseert zakenreizen en zorgt tijdig voor complete vergaderstukken en heldere verslaglegging.
- Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden binnen het team van Management Assistenten en zorgt voor duidelijke prioriteiten, een evenwichtige werkverdeling en continuïteit.
- Je begeleidt en motiveert collega’s op coachende wijze en stimuleert samenwerking, kennisdeling en professionele ontwikkeling.
- Je ondersteunt het team bij veranderingen in samenstelling, prioriteiten en werkwijzen en draagt bij aan een soepele overgang.
- Je signaleert verbetermogelijkheden in processen en dienstverlening en vertaalt deze naar praktische voorstellen en acties.
- Je werkt nauw samen met collega-Management Assistenten en de servicedesk en springt waar nodig bij tijdens piekbelasting of afwezigheid.
Profiel
- Je beschikt over mbo+/hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretariële of management ondersteunende opleiding.
- Je hebt minimaal vijf jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur met ondersteuning op board- of directieniveau.
- Je hebt aantoonbare ervaring met het coördineren, begeleiden of aansturen van een team.
- Je geeft coachend en verbindend leiding en houdt koers in een veranderende samenstelling en omgeving.
- Je bent proactief, organisatiesensitief, discreet en besluitvaardig en weet op natuurlijke wijze draagvlak te creëren.
- Je communiceert helder en professioneel en beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, mondeling en schriftelijk.
- Ervaring binnen een internationale organisatie is een sterke pré.
- Je werkt vaardig met Microsoft 365 en maakt nieuwe digitale werkwijzen snel eigen.
- Je bent bereid ook naar andere locaties te reizen (frequentie in overleg)
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.