Je fungeert als een echte "duizendpoot", in staat om meerdere prioriteiten te beheren, operationele werkdruk te verminderen en ervoor te zorgen dat alles efficiënt achter de schermen verloopt. Je ondersteunt senior stakeholders en zorgt voor de soepele dagelijkse werking van de organisatie. Dit is een hands-on ondersteunende rol op senior niveau die executive assistentie, administratie, evenementencoördinatie en officemanagement combineert.
Wat je doet
- Executive Assistentie: Beheer complexe agenda's voor meerdere stakeholders, plan vergaderingen en zorg voor logistiek (ruimtes, materialen, coördinatie), ondersteun leiderschap bij de dagelijkse planning
- Administratie & Mailboxbeheer: Beheer gedeelde mailbox en prioriteer inkomende verzoeken, handel administratieve opvolgingen af (inkooporders, reizen, onboardingprocessen, etc.), ondersteun wervingslogistiek (apparatuur, onboardingcoördinatie)
- Evenementencoördinatie: Organiseer en ondersteun interne en externe evenementen (bijv. bedrijfsevenementen, teamvergaderingen, klantenevenementen), coördineer alle praktische aspecten (logistiek, communicatie, planning), zorg voor een soepele uitvoering en opvolging
- Kantoor- & Facilitaire Ondersteuning: Beheer kantoorbenodigdheden en dagelijkse kantoorbehoeften, ondersteun facilitaire onderwerpen (badges, leveringen, postverwerking, leveranciers, etc.), zorg voor een goed functionerende en georganiseerde werkplek
- Projectondersteuning: Ondersteun ad hoc projecten (incl. L&D-gerelateerde initiatieven), bied administratieve en operationele assistentie aan teams
- Communicatie: Fungeer als centraal contactpunt voor interne en externe stakeholders, zorg voor een soepele en gestructureerde communicatiestroom
Wat ze vragen
- 4 tot 5 jaar bewezen ervaring in een vergelijkbare rol als Executive/Management Assistent
- Ervaring in een dynamische omgeving met meerdere stakeholders
- Vermogen om hoge werkdruk te prioriteren, structureren en beheren
- Ervaring met het combineren van administratie, coördinatie en operationele ondersteuning
- Sterke organisatorische en planningsvaardigheden
- Vermogen om meerdere prioriteiten tegelijkertijd te beheren
- Ervaring met executive ondersteuning (agendabeheer, coördinatie)
- Hands-on en proactieve mentaliteit
- Sterke communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engels)
- Solide kennis van MS Office 365 (vooral Outlook)
- Vermogen om zelfstandig te werken en eigenaarschap te nemen
- Flexibele mentaliteit (geen strikte 9-tot-5 mentaliteit)
Wensen
- Ervaring in evenementenorganisatie / coördinatie
- Ervaring in officemanagement / facilitaire ondersteuning
- Blootstelling aan projectondersteuning of L&D-initiatieven
- Bekendheid met tools zoals Copilot of automatiseringstools
- Ervaring in een snelgroeiende of corporate omgeving
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.