Administratief Medewerker D2 D4 B1

• Zorgen voor de opvolging van post en correspondentie volgens de ontvangen instructies.
• Zorgen voor de administratieve opvolging van beslissingen.
• Gegevens, informatie, post en documenten classificeren volgens de geldende methoden.
• Standaarddocumenten en/of databases invullen.
• Gegevens coderen en registreren om informatie up-to-date te houden.
• Materiële handelingen uitvoeren die nuttig zijn voor de administratieve werking van de dienst (kopieën, digitalisering, verzending, voorbereiding van documenten, enz.).
• De nodige documenten voor vergaderingen voorbereiden.
• Notities, brieven en andere documenten typen en opmaken op basis van precieze instructies, met aandacht voor de juistheid van inhoud en taal.
• Kennis nemen van beschikbare informatie in een document, een database, op het intranet of internet en de gevraagde stukken of informatie verstrekken.
• Kan aanvullend andere administratieve taken uitvoeren in het belang van de dienst en de organisatie, binnen de grenzen van het functieniveau.

Kennis.

• Basiskennis van de werking van een openbaar bestuur.
• Kennis van de principes van deontologie, vertrouwelijkheid en respect voor het beroepsgeheim.
• Basiskennis van administratief en documentair beheer.
• Kennis van gangbare kantoortools.
• Kennis van de basisregels voor professionele schriftelijke en mondelinge communicatie.

Vaardigheden.

• Instructies, procedures en werkmethoden toepassen.
• De kantoortools en applicaties gebruiken die nodig zijn voor de functie.
• Informatie betrouwbaar coderen, classificeren, zoeken en doorgeven.
• Duidelijk communiceren, mondeling en schriftelijk, met interne en externe contactpersonen.
• Het werk organiseren en de gecommuniceerde deadlines en prioriteiten respecteren.

• Nauwkeurig.
• Georganiseerd.
• Betrouwbaar.
• Discreet.
• Gastvrij.

Organisatorische competenties.

• Handelen met integriteit en professionaliteit: handelen met respect voor de normen van goede professionele praktijken en zorgen voor de voorrang van het algemeen belang boven particuliere belangen.
• Deontologie: blijk geven van eerlijkheid, terughoudendheid, respect voor regelgeving en hiërarchie bij de uitoefening van de functie.