Deze parttime functie (50%) biedt de mogelijkheid tot meer uren, afhankelijk van toekomstige financiering en projectverwerving. Je ondersteunt de operationele uitvoering van de projectportfolio van een team. De positie biedt essentiële administratieve, coördinatie- en projectondersteuning binnen de kernthema's van het team, waaronder:
- Invasieve Exotische Soorten
- Bestuiverbehoud
- Europese Rode Lijst
De rol is ontworpen om de projectleveringscapaciteit te versterken door de coördinatie van externe experts, consultants, institutionele partners en projectworkflows over meerdere gelijktijdige projecten te ondersteunen.
Wat je doet
Projectcoördinatie.
- Ondersteunen van de implementatie en coördinatie van de biodiversiteitsprojectportfolio's
- Ondersteunen van het volgen van projectwerkplannen, mijlpalen en leveringsschema's over 3 – 5 gelijktijdige projectstromen
- Organiseren en coördineren van projectvergaderingen, workshops, webinars en stakeholderconsultaties
- Voorbereiden van vergaderagenda's, achtergronddocumenten, notulen en actietrackers
- Opvolgen van overeengekomen acties en deliverables met interne en externe stakeholders
- Ondersteunen van de coördinatie tussen projectteams, consultants, academische experts en institutionele partners
Consultant- en contractbeheer.
- Opstellen van opdrachtomschrijvingen voor consultants en technische dienstverleners
- Contact onderhouden met interne inkoop-, financiële en personeelsfuncties om consultancyprocessen te initiëren
- Voorbereiden en verwerken van consultancycontracten en gerelateerde documentatie
- Bijhouden van contractgoedkeuringen, handtekeningen en administratieve naleving
- Monitoren van consultant deliverables, tijdlijnen en contractuele mijlpalen
- Verwerken van facturen en ondersteunen van tijdige administratieve afsluiting van contracten
- Proactief opvolgen met consultants en experts om tijdige levering te waarborgen
Stakeholderbetrokkenheid en communicatie.
- Ondersteunen van stakeholder outreach- en coördinatieactiviteiten
- Bijdragen aan de voorbereiding en verspreiding van projectcommunicatiematerialen, presentaties, rapporten en andere verspreidingsoutputs
Systemen en kennisbeheer.
- Projectinformatie bijhouden met behulp van Microsoft Teams, SharePoint en Microsoft Planner
- Zorgen dat projectdossiers, actietrackers en operationele documentatie actueel en toegankelijk blijven
Overige taken.
- Uitvoeren van aanvullende taken die redelijkerwijs door het management worden toegewezen ter ondersteuning van projectlevering
Wat ze vragen
- Een universitair diploma in een van de volgende gebieden, of gelijkwaardige relevante ervaring in project- of programmamanagement, openbaar bestuur en gerelateerde disciplines
- Minimaal 2 jaar relevante professionele ervaring in projectadministratie of operationele ondersteuning
- Ervaring met het ondersteunen van multi-stakeholderprojecten waarbij externe consultants of technische experts betrokken zijn
- Ervaring met werken in een internationale, wetenschappelijke, NGO- of beleidsomgeving is een pluspunt
- Uitstekende beheersing van geschreven en gesproken Engels
- Sterke vaardigheid in Microsoft Office-applicaties
- Aantoonbare ervaring met projectcollaboratie- en planningstools, waaronder Microsoft Teams, SharePoint en Microsoft Planner of gelijkwaardige systemen
Profiel
- Uitzonderlijke organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail
- Sterke schriftelijke communicatievaardigheden
- Vermogen om meerdere parallelle werkstromen en concurrerende deadlines te beheren
- Vertrouwen in het omgaan met senior experts, academici, consultants en institutionele stakeholders
- Doorzettingsvermogen en professionaliteit bij het opvolgen van acties en deadlines
- Vermogen om zelfstandig te werken met behoud van nauwe coördinatie met een gedistribueerd team
- Een proactieve, servicegerichte aanpak
- Interesse in biodiversiteitsbehoud en milieukwesties
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.