De dienst Externe Relaties, Congressen en Evenementen ondersteunt de internationale werking van een publieke onderwijsinstelling en organiseert uiteenlopende activiteiten voor buitenlandse partners, delegaties en bezoekers.
Als administratief medewerker maak je deel uit van de afdeling eventorganisatie, een dynamisch en gespecialiseerd team, en bied je administratieve en organisatorische ondersteuning bij de voorbereiding en opvolging van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale activiteiten. Je werkt hiervoor nauw samen met collega's van eventorganisatie en internationale relaties, alsook met tal van interne en externe partners.
Wat je doet
- Biedt administratieve ondersteuning bij de organisatie van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale evenementen.
- Volgt diverse mailboxen op en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van aanvragen en vragen.
- Ondersteunt bij de opmaak en opvolging van programma's voor internationale delegaties.
- Plant en organiseert overlegmomenten met interne en externe stakeholders.
- Staat in voor de praktische voorbereiding van evenementen, waaronder zaalreservaties, catering, audiovisuele ondersteuning, hotel- en restaurantboekingen en signalisatie.
- Vraagt offertes op en verzorgt de administratieve opvolging van bestellingen en bestelbonnen.
- Werkt mee aan het beheer en de verdere ontwikkeling van de CRM-database voor internationale relaties.
- Zorgt voor een correcte registratie en opvolging van gegevens met betrekking tot delegaties, missies en evenementen.
- Ondersteunt de organisatie van dienstreizen van leden van de dienst en van het universitaire bestuur.
- Werkt mee aan projecten van de adviseurs internationale relaties, zoals internationale netwerken en specifieke ondersteuningsprogramma's.
- Ondersteunt collega's bij de organisatie van grotere evenementen en is, waar nodig, aanwezig tijdens evenementen.
- Denkt actief mee over efficiëntere administratieve processen en een optimale werking van de afdeling.
- Begeleidt waar nodig jobstudenten en vrijwilligers.
Profiel
- Bij voorkeur een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Ervaring in een internationale omgeving of internationale context is een pluspunt.
- Sterke administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig en gestructureerd.
- Vloeiend in Nederlands en Engels. Kennis van Frans is een meerwaarde.
- Behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende dossiers gelijktijdig lopen.
- Organisatorisch sterk en denkt proactief mee over oplossingen.
- Communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
- Past communicatiestijl moeiteloos aan aan uiteenlopende doelgroepen, waaronder internationale bezoekers en stakeholders.
- Vertrouwd met Microsoft Office-toepassingen zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint.
- Kennis van CRM-systemen is een pluspunt of bereidheid om je hierin te verdiepen.
- Kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
- Sterke sociale vaardigheden, diplomatisch en werkt graag samen met diverse partners.
- Stressbestendig en kan werken met strakke deadlines.
- Bereid om indien nodig 's avonds of uitzonderlijk in het weekend ondersteuning te bieden bij evenementen.
- In het bezit van een rijbewijs B.
Praktisch
- Je werkplek bevindt zich in een monumentaal gebouw in een historisch centrum.
- Je komt terecht in een warm, deskundig en betrokken team dat inzet op samenwerking, kwaliteit en collegialiteit.
- Er zijn extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of voordelig woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een bedrijfsfiets, kortingen in uiteenlopende winkels en tal van opleidingsmogelijkheden.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.