Als afdelingssecretaris ben je de centrale spil van de afdeling. Je weet exact welke dossiers en thema's spelen, wie waar mee bezig is en wat de status is. Je zet acties uit binnen en buiten de afdeling en bewaakt de voortgang. Je bereidt managementteamvergaderingen voor, neemt daaraan deel en denkt mee als sparringpartner voor het afdelingshoofd en het managementteam. Je krijgt volop ruimte om eigenaarschap te tonen, eigen ideeën uit te werken en bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de afdeling.
Wat je doet
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor de betreffende afdeling en andere afdelingen binnen de IT-infrastructuur voor tactische en strategische vraagstukken.
- Je zorgt dat vraagstukken worden uitgewerkt, houdt de voortgang van acties in de gaten en plant en begeleidt reviewmomenten.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor de betreffende afdeling en andere afdelingen als het gaat om rapporten, verbetervoorstellen, memo’s en andere besluitvormingsdocumenten.
- Je ondersteunt de besluitvorming binnen de afdeling door de managementteamleden te voorzien van de juiste informatie en documenten.
- Je coördineert reviews van documenten en rapportages en doet hiervoor de inhoudelijke voorbereiding.
- Namens het managementteam pak je tactische en strategische vraagstukken op en help je anderen om op tijd stukken aan te leveren.
- Je ondersteunt het afdelingshoofd en het managementteam bij het verbeteren van de processen binnen het managementteam en de afdeling.
- Je bereidt het managementteam voor en neemt ook deel aan het managementteam om te zorgen dat alle actiepunten helder zijn en opgevolgd worden.
- Namens de afdeling ben je productowner richting een bedrijfsbureau voor zowel IT-infrastructuur brede advies- als voor bedrijfsvoeringvraagstukken.
- Samen met de managementondersteuner en de afdelingsadviseur vorm je het ondersteunende team van het afdelingshoofd.
- Je bouwt een breed netwerk en weet dit ook goed te onderhouden.
Wat ze vragen
- Je bent een zelfstandige professional die overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving.
- Je luistert goed naar wat er speelt binnen de organisatie, vertaalt signalen naar concrete acties en bent een stevige gesprekspartner voor sectiehoofden, managers en andere stakeholders.
- Je neemt initiatief, creëert draagvlak en weet verschillende belangen met elkaar te verbinden.
- Affiniteit met werken binnen een complexe overheidsorganisatie.
- Omgevingsbewust samenwerken, je weet hoe je de verschillende schakels binnen een dynamische organisatie op een lijn krijgt.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands).
- Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie.
- In staat om draagvlak te creëren voor je ideeën.
Profiel
- Afgeronde hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in de richting van Informatica of Bedrijfskunde.
- Ervaring in een vergelijkbare functie: 2 tot 3 jaar.
- Ervaring in een overheidsomgeving is een pré.
- Competenties: Analyseren, Communiceren, Initiatief, Organisatiegericht, Plannen en organiseren, Verantwoordelijk.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.