Je bent een organisatorisch talent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Je ondersteunt de directeur-bestuurder, het management en de organisatie optimaal. Je brengt structuur, denkt vooruit en maakt verbinding. Je schakelt snel, werkt zorgvuldig en bewaart het overzicht. Je bent de spil tussen bestuurder, management, collega's en externe relaties.
Dankzij jouw ondersteuning verlopen processen soepel, zijn afspraken goed voorbereid en komt informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terecht.
Wat je doet
Als bestuurssecretaresse ondersteun je de directeur-bestuurder en het management bij bestuurlijke, organisatorische en secretariële werkzaamheden. Je werkt in het hart van de organisatie en hebt inzicht in belangrijke ontwikkelingen, besluitvorming en strategische vraagstukken. Samen met een collega zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je bent een betrouwbare sparringpartner voor directeur-bestuurder en management en zorgt voor rust, overzicht en continuïteit.
Je bewaakt processen, denkt vooruit en signaleert wat aandacht nodig heeft. Je zorgt ervoor dat vergaderingen goed voorbereid zijn, waar nodig actiepunten worden opgevolgd en informatie tijdig beschikbaar is. Daarbij heb je oog voor zowel details als het grotere geheel.
Jouw werkzaamheden:
- Beheren van complexe agenda's, mailboxen en afspraken van de directeur-bestuurder
- Voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
- Verzamelen en bewaken van vergaderstukken en dossiers
- Verslaglegging, bewaken van actiepunten, besluiten en gemaakte afspraken
- Verzorgen van verslaglegging en correspondentie
- Onderhouden van contacten met in- en externe stakeholders
- Organiseren van personeelsbijeenkomsten
- Signaleren van knelpunten en bijdragen aan verbetering van processen en werkwijzen
Wat ze vragen
Jij weet hoe je meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt, zonder het overzicht te verliezen. Je jongleert moeiteloos met drukke agenda’s, vergaderingen en deadlines. Je begrijpt hoe besluitvorming binnen een organisatie werkt, weet welke belangen kunnen spelen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Organisatietalent, discretie en bestuurlijke sensitiviteit zijn belangrijke eigenschappen in deze functie.
Profiel
- Hbo werk- en denkniveau
- Ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse, managementassistent of vergelijkbare functie
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
- Uitstekende beheersing van Microsoft 365, op gevorderd niveau met Outlook, Teams, Word en PowerPoint
- Gevoel voor bestuurlijke processen en besluitvorming
- Een daadkrachtige, dienstverlenende en professionele werkhouding
Wensen
- Ervaring met iBabs en MS Copilot
Praktisch
- Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken
- Mogelijkheid mee te draaien in een wachtdienstrooster
- Jaarlijks opleidingsbudget
- Jaarlijks vitaliteitsbudget
- Laptop en smartphone in bruikleen
- Goede pensioenregeling
- Overige beloning en waardering volgens de cao Woondiensten
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.