Marketing & Event Coordinator

Eventcoördinatie van A tot Z.

• Ondersteunen van de voorbereiding, organisatie en opvolging van uiteenlopende interne en externe evenementen binnen de Benelux.
• Organiseren van cycle meetings, brand events en fabrieksbezoeken.
• Boeken van locaties, catering, transport en andere logistieke voorzieningen, en communicatie met leveranciers.
• Opstellen en versturen van uitnodigingen en beheren en opvolgen van deelnemerslijsten en inschrijvingen.
• Voorbereiden van eventmaterialen en ondersteuning ter plaatse.
• Interne communicatie over events en opvolgen van feedback.
• Ondersteunen van de coördinatie van internationale seminars voor gezondheidsprofessionals.
• Versturen van uitnodigingen en beheren van deelnemerslijsten.
• Verzorgen van communicatie en zijn een aanspreekpunt voor het reisbureau en deelnemers.
• Zorgen voor vlekkeloze logistieke opvolging en vlotte samenwerking met partners.
• Tijdig bezorgen van aanwezigheidsattesten na afloop.

Marketingondersteuning en campagne-uitvoering.

• Ondersteunen van het marketingteam bij de operationele uitwerking van campagnes en marketinginitiatieven.
• Coördinatie van POS-materialen, verpakkingsmateriaal en de verzending van stalen.
• Ondersteuning bij vertalingen en lokale aanpassingen van marketingmateriaal.
• Afstemming met interne stakeholders en externe bureaus.
• Beheer van de voorraad promotiemateriaal, stalen en andere materialen.
• Logistieke ondersteuning bij trade marketing-initiatieven.

Webinar- en saleseventcoördinatie.

• Verantwoordelijk voor de praktische organisatie van webinars en sales events.
• Coördineren van webinars van A tot Z: planning, afstemming met sprekers, voorbereiding van de inhoud en technische set-up.
• Helpen webinars promoten via e-mailmarketing, sociale media en de website.
• Beheren van inschrijvingen, communiceren met deelnemers en zorgen voor opvolging achteraf.
• Organiseren van sales events, inclusief de verzending van materialen.

Purchase orders, facturen, budget en onkosten.

• Zorgen dat administratieve en financiële processen binnen Marketing & Sales correct en tijdig verlopen.
• Aanmaken en opvolgen van purchase orders (PO's).
• Controleren van inkomende facturen aan de hand van PO's en budget, en signaleren van afwijkingen.
• Oplossen van factuur- en betalingsproblemen in overleg met leveranciers en interne budgethouders.
• Bijhouden van uitgaven per campagne ten opzichte van het budget en maandelijkse updates geven.
• Eerste aanspreekpunt voor de onkostentool.
• Beantwoorden van vragen van salesteams en adviseren van collega's over correct gebruik.
• Begeleiden van nieuwe salesmedewerkers bij het gebruik van de tool.
• Opvolgen van ontbrekende of foutieve onkostendeclaraties en samenwerken met Finance.

• Bacheloropleiding of gelijkwaardige ervaring in marketing, communicatie, eventmanagement, office management of vergelijkbare richting.
• Sterke planner en moeiteloos verschillende prioriteiten beheren.
• Nauwkeurig en oog voor detail.
• Proactief en neemt graag initiatief.
• Klantgericht en communicatief sterk.
• Bouwt vlot relaties op met interne en externe stakeholders.
• Administratief sterk en werkt vlot met digitale systemen.
• Cijfermatig sterk en werkt vlot met Excel.
• Professionele communicatie in het Nederlands en Engels.
• Bereid om occasioneel aanwezig te zijn op avond- of meerdaagse evenementen.

• Kennis van Frans is een troef.
• Bij voorkeur enkele jaren ervaring in een ondersteunende, coördinerende of administratieve functie.
• Ervaring met de organisatie van evenementen, opleidingen, seminars of congressen is een plus.