Deze functie is binnen een dynamische en ambitieuze intergouvernementele organisatie die zich inzet voor de bevordering van vrije handel en economische integratie in Europa en wereldwijd. Het secretariaat van de organisatie levert diensten aan de lidstaten en heeft kantoren op verschillende locaties. Het hoofdkantoor bedient de Raad van de organisatie en levert diensten voor beleidsontwikkeling, onderhandelingen en implementatie van vrijhandels- en samenwerkingsovereenkomsten met landen buiten de Europese Unie.
Een van de kantoren ondersteunt het beheer van een belangrijk Europees akkoord en assisteert de lidstaten bij de uitwerking van input voor Europese besluitvorming. Een ander kantoor draagt bij aan de werking en ontwikkeling van het Europees statistisch systeem.
Wat je doet
De rol biedt uitvoerende ondersteuning aan het senior management en coördineert kantooractiviteiten, naast administratieve ondersteuning binnen de administratieve afdeling. De persoon moet comfortabel zijn met een breed en gevarieerd takenpakket.
- Algemene assistentie aan het senior management, inclusief agendabeheer, reiscoördinatie, voorbereiding van vergaderingen, correspondentie en dagelijkse praktische ondersteuning.
- Assisteren bij de organisatie van externe en interne evenementen op hoog niveau, inclusief planning, logistiek en coördinatie van dienstverlening.
- Fungeren als contactpersoon voor interne communicatie, om te zorgen voor een effectieve informatiestroom tussen afdelingen en standplaatsen.
- Het voortouw nemen en administratieve ondersteuning bieden waar nodig binnen de organisatie, bijvoorbeeld bij interne evenementen.
- Sterke probleemoplossende vaardigheden en servicegerichtheid toepassen in het werk.
- Coördinatie van protocolactiviteiten.
Eisen
- Minimaal 5 jaar relevante ervaring, bij voorkeur in een internationale omgeving.
- Universitair diploma of commercieel diploma, of gelijkwaardig met 2 extra jaren werkervaring.
- Sterke organisatorische vaardigheden met oog voor detail.
- Ervaring met project- en/of evenementenmanagement.
- Ervaring met het bieden van administratieve ondersteuning aan meerdere teams of functies, met de flexibiliteit om prioriteiten te verleggen wanneer de behoeften veranderen.
- Vermogen om tactvol en beleefd te communiceren met vertegenwoordigers van overheden en overheidsinstanties.
- Proactieve aanpak, initiatief nemen om kantoorroutines en -diensten te verbeteren.
- Aanpasbaar aan nieuwe tools, systemen en werkwijzen naarmate de organisatie evolueert.
- Uitzonderlijke tijdmanagement- en multitaskingvaardigheden, inclusief planning, agendabeheer en reiscoördinatie.
- Sterke interpersoonlijke vaardigheden; comfortabel met zowel zelfstandig werken als binnen een klein team.
- Cultureel bewustzijn en het vermogen om interculturele interacties te navigeren.
- Uitstekende beheersing van geschreven en gesproken Engels en Frans.
- Sterke vaardigheid in Microsoft 365 Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
Wensen
- Een goed begrip van diplomatieke protocollen en etiquette, of gemotiveerd zijn om hierover te leren.
Praktisch
- Een dynamische en diverse werkomgeving met de mogelijkheid om te werken in een team van hooggekwalificeerde mensen.
- Een organisatie gebaseerd op professionaliteit, samenwerking, vertrouwen, verantwoordelijkheid en respect.
- Internationale carrière- en leermogelijkheden.
- Een inclusieve omgeving met veel aandacht voor culturele verschillen.
- Concurrerend secundair arbeidsvoorwaardenpakket.
- Jaarsalaris: EUR 65.398,80. Deze functie staat open voor onderdanen van de lidstaten van de organisatie en EU-lidstaten.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.