Een overheidsorganisatie zoekt externe ondersteuning voor het begeleiden van haar afdelingen bij het versneld opschonen, opnieuw ordenen en beheren van hun oude documenten en data volgens een vaste aanpak. Deze ondersteuning omvat zowel het formuleren en uitvoeren van een schoningsaanpak als het begeleiden van medewerkers tijdens de uitvoering.
Het doel is om afdelingsgewijs meer grip te krijgen op de informatie in een nieuwe omgeving, zodat deze beter vindbaar en beschikbaar is en blijft voor hergebruik en samenwerking. Een projectmatige aanpak is voorzien, waarbij projectmanagement onderdeel is van de opdracht.
Wat je doet
- Formuleren van een standaard schoningsaanpak voor oudere informatie
- Dagelijkse projectleiding en -verantwoording, inclusief planning, sturing en rapportage
- Afdelingsgewijs uitvoeren van de schoningsaanpak
- Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag
- Identificeren van afwijkende elementen in de dataopslag
- Vertalen van de opslag van huidige documenten naar de nieuwe documentopslag en -structuur
- Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur
- Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata
- Begeleiden van en uitleg geven aan medewerkers tijdens en over de werkwijze
- Coachen van medewerkers bij het bepalen welke informatie en bestanden moeten worden meegenomen naar de nieuwe omgeving en welke moeten worden verwijderd, gearchiveerd of verplaatst
- Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten
Profiel
Je begeleidt, ondersteunt en instrueert alle afdelingen en hun medewerkers volgens een vaste aanpak om oude en actuele informatie consequent en consistent op te schonen en op de juiste locatie op te slaan. Hierbij ligt de nadruk op vindbaarheid, beheer, retentie en toekomstige (her)bruikbaarheid en samenwerking. De aanpak wordt organisatiebreed uitgevoerd en toegepast.
Eisen
- Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak op hoofdlijnen (max. 6 pagina’s)
Wensen
- Duidelijkheid in de beschrijving van de aanpak en de fasering om de gewenste situatie te realiseren
- Duidelijkheid in de beschrijving hoe er draagvlak wordt gecreëerd bij de afdelingen en hoe medewerkers worden gecoacht
- De wijze waarop de behaalde voortgang en resultaten worden geborgd, zowel tijdens de opdracht als bij afronding
- Duidelijkheid in de beschrijving van de referentieprojecten, met specifieke aandacht voor de situatie voor aanvang, de situatie na afronding en de bijdrage of meerwaarde van de opdrachtnemer
- De projectleider heeft aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie en er worden duidelijke referentieprojecten in de offerte vermeld.
Competenties.
- Projectmanagement
- Draagvlak creëren
- Proactief
- Communicatief vaardig
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.