Werken bij een overheidsorganisatie, maar niet als militair? Word Senior managementondersteuner. Je weet het hoofd koel te houden in hectische situaties en overzicht te bewaren in een complexe omgeving. Je bent een stevige persoonlijkheid die rust uitstraalt, enthousiast en kritisch is, en een gezonde dosis humor heeft. Je hebt zin in een nieuwe uitdaging in een maatschappelijk relevante omgeving.
Wat je doet
In deze rol verricht je coördinerende en management ondersteunende werkzaamheden voor een directeur en het hoofd van een stafafdeling binnen een directie. Door je inhoudelijke betrokkenheid weet je wat er speelt en kun je prioriteiten stellen en inspelen op ontwikkelingen. Je draait je hand niet om voor complex en dynamisch agendabeheer.
Je denkt graag mee en kijkt vooruit, signaleert knelpunten tijdig en lost ze op, zodat de directie zich kan concentreren op de missie om te zorgen voor de beste materieel en IT voor de organisatie. De meest voorkomende werkzaamheden zijn:
- Complex en dynamisch agendabeheer
- Bewaken dat de directie tijdig benodigde informatie voor afspraken heeft (werken met iBabs)
- Ondersteuning bij mailafhandeling directeur en verwerken post in XPostWeb
- Beheren mailbox directiesecretariaat
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
- Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Aanvragen VIP vervoer en regelen binnen- en buitenlandse dienstreizen
- Attenties verzorgen en acties coördineren voor o.a. ambtsjubilea
- Ondersteuning bij evenementen
- Het afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken.
Je draagt bij aan de interne en externe communicatie door:
- Het mede vullen en inzetten van de door de directie te hanteren publicatiesystemen en instrumenten
- Het ondersteunen bij organiseren van lezingen en evenementen/seminars
- Het ondersteunen bij bezoeken van delegaties en bij het `hosten' van internationale werkgroepen
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt van de staf voor externe (telefonische) contacten.
Wat ze vragen
- MBO werk- en denkniveau
- Afgeronde MBO opleiding op secretarieel, administratief of bedrijfskundig gebied of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring
- Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in management ondersteunende functies
- Minimaal 2 tot 4 jaar ervaring in ondersteunende functies op het gebied van innovatie- en projectmanagement in een publieke sector omgeving.
Profiel
Je schakelt snel en beweegt moeiteloos mee in een omgeving die continu in beweging is. Je houdt het hoofd koel bij veranderingen en weet daarbij de juiste prioriteiten te stellen. Tegelijkertijd ben je zorgvuldig in je werk en zorg je ervoor dat zaken tot in de puntjes kloppen. Je voelt je thuis in een ondersteunende rol en werkt graag samen met verschillende collega’s en externe partijen. Je communiceert helder en professioneel en weet informatie duidelijk over te brengen, ook als er verschillende belangen spelen.
Praktisch
- Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure
- Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure
- Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.