Een organisatie zoekt een zelfstandige administratieve freelancer voor wekelijkse ondersteuning bij de dagelijkse administratie, personeelsplanning, facturatie en praktische opvolging op locatie. Je bent proactief, bewaakt deadlines en zorgt voor correcte afwerking van dossiers, planningen, facturen en afspraken. Je werkt gestructureerd en zelfstandig, communiceert vlot met collega’s, medewerkers, klanten, leveranciers en externe partners. Flexibiliteit is belangrijk binnen een klein team.
Ervaring met facturatie, personeelsadministratie, planning en algemene administratieve opvolging is een troef. Je hoeft geen boekhouder te zijn, maar moet goed kunnen werken met cijfers, facturen, betalingen en administratieve controles. Daarnaast ondersteun je de praktische organisatie rond leveringen en degustaties voor een ander bedrijf, met gevoel voor planning en afstemming tussen partijen.
De functie is uitvoerend en ondersteunend; eindverantwoordelijkheid voor commerciële beslissingen, grote projecten, offertes en operationele planning blijft bij de interne verantwoordelijken.
Wat je doet
Planning & personeelsadministratie:
- Contacteren, inplannen en opvolgen van medewerkers en openstaande shifts.
- Verwerken en controleren van uren van vaste en flexibele medewerkers.
- Administratieve maandverwerking van vaste contracten.
- Ondersteunen bij de personeelsplanning van grote projecten, in samenwerking met vaste partners.
- Ondersteunen bij het opvolgen en actualiseren van de keukenplanning.
Boekhouding & facturatie:
- Verwerken van inkomende facturen.
- Opmaken van uitgaande facturen en creditnota’s.
- Verwerken en controleren van kastickets.
- Opvolgen van openstaande facturen en betalingen.
- Controleren van eventuele dubbele betalingen.
- Algemene administratieve opvolging van de boekhouding.
Kleine projecten:
- Opvolgen van telefoons en mailboxen.
- Ontbrekende informatie bij klanten opvragen en verwerken.
- Keukenbons voorbereiden en vervolledigen.
- Ondersteunen bij het opmaken van basisoffertes.
- Bestellingen verwerken en opvolgen.
- Projectdossiers administratief voorbereiden en vervolledigen.
Grote projecten & events – ondersteunend:
- Administratieve ondersteuning bij het opmaken en opvolgen van offertes.
- Administratief opvolgen van bestellingen van dranken en andere specifieke benodigdheden voor events.
- Bestellingen opvolgen.
- Ondersteunen bij het voorbereiden van de personeelsverdeling.
- Aantallen, afspraken en praktische informatie verzamelen en overzichtelijk bundelen voor het projectteam.
Leveringen & facturatie (voor een ander bedrijf):
- Beheer en administratieve opvolging van leveringen aan winkels.
- Opmaken van leverbonnen.
- Voorbereiden en opvolgen van facturatie.
- Opvolgen van openstaande facturen en betalingen.
- Controleren of leveringen, leverbonnen en facturen correct op elkaar aansluiten.
Ondersteuning sales (voor een ander bedrijf):
- Bevestigingen, uren en praktische informatie verzamelen en communiceren naar de betrokken medewerkers.
- Algemene administratieve ondersteuning van sales waar nodig.
- Zorgen voor een vlotte praktische organisatie en opvolging, terwijl commerciële contacten en afspraken de verantwoordelijkheid van sales blijven.
Profiel
- Werkt zelfstandig en verantwoordelijk.
- Zeer nauwkeurig en georganiseerd.
- Ziet snel wanneer informatie ontbreekt of iets nog moet worden opgevolgd.
- Administratief sterk en goed overweg met cijfers.
- Ervaring met facturatie en algemene boekhoudkundige administratie.
- Kan vlot plannen en verschillende deadlines tegelijk bewaken.
- Communiceert professioneel en vriendelijk per mail en telefoon.
- Vloeiend en professioneel in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
- Goede kennis van het Frans is een sterke troef.
- Digitaal vaardig en leert snel nieuwe systemen gebruiken.
- Flexibel in omgaan met wisselende prioriteiten.
- Werkt graag binnen een klein, direct en informeel team.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.