Projectleider implementatie Archiefwet

Projectleiding.

• Je stelt op basis van de projectopdracht en het implementatieplan een plan van aanpak op, met fasering, planning, benodigde capaciteit en risico’s
• Je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van de regionale archiefdienst
• Je rapporteert over voortgang, risico’s en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en zorgt voor een goede overdracht naar de lijnorganisatie, inclusief een PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer

Beleid en regelgeving.

• Actualiseren van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels (art. 4.2 Archiefwet), op basis van de VNG-modellen
• Opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies voor vernietiging (alle systemen en papier), vervanging en overbrenging
• Uitwerken van de procedure voor openbaarheidsbeperkingen, inclusief motivering en advies van de archivaris
• In kaart brengen van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en, samen met de andere gemeenten van de regionale archiefdienst, afspraken maken over het verantwoordelijke overheidsorgaan (art. 2.6 en 3.4)
• Voorbereiden van het verzoek om een doorlopende machtiging tot vernietiging voor specifieke archiefsystemen

Risico en informatiehuishouding.

• Uitvoeren van een risico-inventarisatie op achteruitgang en verlies van informatie, samen met proces-, systeem- en data-eigenaren en in afstemming met de CISO en privacy
• Opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding (art. 2.3 Archiefregeling): systemen, zaaktypen, vindplaatsen, exportmogelijkheden en opslag binnen de EU/EER
• Actualiseren van het calamiteitenplan, met het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten en calamiteiten

Systemen en metadata.

• Toepassen van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen
• Uitwerken van de eisen uit het DUTO-raamwerk en deze per systeem toetsen
• Afronden van het metadataschema en de MDTO-pilot, inclusief de nieuwe verplichte metadata (uniek kenmerk, bewaartermijn, categorie selectiebesluit) en extra metadata voor langdurig te bewaren documenten

Buiten de opdracht valt de feitelijke bewerking van het te bewaren archief voor overbrenging en de technische configuratie van systemen. Dat doen de informatiespecialisten en functioneel beheer; jij bewaakt wel de samenhang en planning.

Resultaten.

• Plan van aanpak, vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever
• Voorstel geactualiseerde archiefverordening, besluit informatiebeheer en beheerregels, klaar voor besluitvorming
• Functioneel ontwerp voor beperkingsgronden openbaarheid en de nieuwe selectielijst in het zaaksysteem, getoetst door een jurist
• Procesbeschrijvingen vernietiging, vervanging en overbrenging
• Overzicht gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden, met afspraken over het verantwoordelijke orgaan
• Risico-inventarisatie met advies over passende maatregelen
• DUTO-eisen uitgewerkt en per systeem getoetst
• Overzicht informatiehuishouding
• Geactualiseerd calamiteitenplan met klimaat- en hygiëneprotocol
• Overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie

Competenties.

• Plannen en organiseren: je brengt een breed implementatieplan terug tot een haalbare planning met heldere mijlpalen
• Resultaatgericht werken: je levert concrete producten op en houdt de wettelijke termijnen scherp in beeld
• Samenwerken: je werkt prettig samen met informatiespecialisten, functioneel beheer, juristen, de CISO en de regionale archiefdienst
• Overtuigen: je krijgt draagvlak voor nieuwe werkwijzen bij proces- en systeemeigenaren
• Tactisch gedrag: je voelt aan wat er bestuurlijk en ambtelijk speelt en stemt je aanpak daarop af
• Analyserend vermogen: je vertaalt wetsartikelen naar concrete eisen voor processen en systemen
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk): je schrijft heldere beleidsstukken, procesbeschrijvingen en adviezen voor het bestuur

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Aantoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1 in woord en geschrift
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen de informatie- en archiefbeheer van een Nederlandse overheidsorganisatie, waarvan minimaal één project als projectleider is doorlopen

• Aantoonbare kennis van de nieuwe Archiefwet 26/27, het Archiefbesluit en de Archiefregeling opgedaan middels opleiding, werkervaring en/of cursus
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het opstellen of actualiseren van een archiefverordening, besluit informatiebeheer, beheerregels of procesbeschrijvingen zoals vernietiging, vervanging en overbrenging
• Aantoonbare werkervaring met MDTO en het DUTO-raamwerk
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider bij de implementatie van wet- en regelgeving of een verandertraject in informatie- en archiefbeheer bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen en de volgende punten: selectielijst, bewaartermijnen, beperkingsgronden openbaarheid, metadata