Terug naar overzicht
Vandaag zichtbaar op IKONSNieuwPopulair
UtrechtHybride34 uur/week<3mnd
Je ondersteunt diverse managers binnen een centrum van een landelijke overheidsorganisatie op het gebied van volksgezondheid. Het is een professionele omgeving waar zorgvuldigheid en betrouwbaarheid vooropstaan. Je wordt breed ingezet als ondersteuner.
Wat je doet
- Beheren van agenda's, post en mail van managers
- Plannen van complexe afspraken en aanmelden/ontvangen van bezoekers
- Assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen
- Notuleren van vergaderingen, inclusief planning, documenten en rapportage
- Assisteren bij patiëntenadministratie en invoeren van patiëntgegevens in het interne informatiesysteem
- Assisteren bij sollicitaties en indiensttreding van nieuwe medewerkers
- Behandelen van diverse HR-zaken (ziek- en herstelmeldingen, wijzigingen arbeidscontracten)
- Regelen van facilitaire en ICT-gerelateerde zaken (overzichten, bestellingen)
- Regelen van inkoop van centrumbrede materialen en externe inhuur (opstellen purchase orders in SAP)
- Assisteren bij interne communicatie en afhandelen van declaraties en dienstreizen
- Regelen van attenties voor langdurig zieke medewerkers of bij jubilea
- Deelnemen aan de uitjes-commissie
- Nauw samenwerken met managers en secretariaatscollega's, en verantwoordelijkheid nemen voor de organisatie van het werk
Wat ze vragen
- MBO/HBO werk- en denkniveau
- Ervaring met managementondersteuning
- Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal (minimaal B2 of moedertaal)
- Ervaring met notuleren van vergaderingen en maken van verslagen, of bereid dit te leren
- Ervaring met werken als managementondersteuner of andere ondersteunende rol
- Kennis van en affiniteit met het maatschappelijk speelveld van een publieke gezondheidsorganisatie
- Vertrouwd met Word, Excel, Outlook en MS Teams
- Geldige VOG uiterlijk 10 dagen na start en ondertekende integriteitsverklaring bij gunning
- Motivatiebrief is verplicht onderdeel van de aanbieding
- Competenties: nauwkeurig, klantgericht, organiserend, proactief en verantwoordelijkheid nemend
Wensen
- Afgeronde secretariële opleiding
- Ervaring met procesverbetering op het secretariaat
- Beheersing van het Engels
- Ervaring met, of ambitie om, het team te leiden en het werk binnen het team te organiseren
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.