Een diplomatieke dienst van de Europese Unie voert het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid van de EU uit om vrede, welvaart, veiligheid en de belangen van de EU wereldwijd te bevorderen. Het brengt Europese ambtenaren, diplomaten van EU-lidstaten, nationale experts en lokaal personeel wereldwijd samen.
De organisatie ondersteunt de Hoge Vertegenwoordiger bij de uitoefening van haar mandaat om het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid van de Unie te sturen, inclusief het gemeenschappelijk veiligheids- en defensiebeleid, om de EU te vertegenwoordigen in zaken die verband houden met het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid en om de Raad Buitenlandse Zaken voor te zitten. Het hoofdkantoor beheert een netwerk van 145 EU-delegaties en -kantoren wereldwijd.
Een afdeling is verantwoordelijk voor de betrekkingen met diverse Zuid-Amerikaanse landen en subregionale organisaties. Samen met de diensten van de Commissie en andere EU-instellingen wordt gestreefd naar goede betrekkingen met deze landen ten behoeve van wederzijds voordeel. De afdeling zorgt voor het toezicht op en de opvolging van bestaande bilaterale overeenkomsten en de organisatie van politieke dialogen op hoog niveau.
De functie van secretaris voor het hoofd van deze afdeling wordt aangeboden als contractmedewerker FGII.
Wat je doet
- Het hoofd van de afdeling assisteren met administratieve en logistieke ondersteunende functies en algemene kalendercoördinatie (agenda, inkomende oproepen).
- Regelmatig contact onderhouden met diverse EU-delegaties en ambassades, en met andere diensten van de organisatie.
- Ondersteuning bieden bij de organisatie van vergaderingen: uitnodigingen versturen, kamers boeken, bezoekers registreren, accreditatie aanvragen voor hooggeplaatste bezoekers en mappen met werkdocumenten samenstellen.
- Afdelingstermijnen bewaken en inkomende verzoeken toewijzen (briefings, brieven, interdepartementale consultaties, enz.).
- Missies van het hoofd van de afdeling organiseren (missieorders, onkostenoverzichten, reizen en accommodatie boeken, enz.).
- Het hoofd van de afdeling ondersteunen bij het beheer van personeelszaken (bijv. publicatie van vacatures, selectieprocedures) en het verwelkomen van nieuwkomers.
- Documentbeheerfuncties uitvoeren: inkomende post registreren/filteren/distribueren.
- Fungeren als back-up voor de andere afdelingsassistent.
Profiel
- Een dynamische, proactieve en zeer gemotiveerde collega met goede communicatieve en organisatorische vaardigheden en een ontwikkeld servicegevoel.
- Goede organisatie- en secretariële vaardigheden.
- Goede opstel- en communicatievaardigheden.
- Goede computervaardigheden.
- Goede kennis van Engels en Spaans (mondeling en schriftelijk).
- Snel kunnen aanpassen aan een nieuwe werkomgeving.
- Een goede teamspeler.
- Kennis van externe betrekkingen, intern beleid en de werking van de Unie.
Eisen
- Geslaagd zijn voor een geldig EPSO CAST in een geldige functieklasse voor deze functie, of geregistreerd zijn in de EPSO Permanente CAST in een geldige functieklasse voor deze functie.
- Een niveau van postsecundair onderwijs hebben, bevestigd door een diploma, of een niveau van secundair onderwijs, bevestigd door een diploma dat toegang geeft tot postsecundair onderwijs en passende beroepservaring van drie jaar.
- De capaciteit hebben om te werken in de talen van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid en externe betrekkingen (Engels en Frans) die nodig zijn voor de uitvoering van de taken.
- Een onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie en volledige burgerrechten genieten.
Wensen
- Kennis van Frans.
- Beheersing van gespecialiseerde EU IT-tools en -applicaties (ARES, Sysper2, e-brief, Decide, MIPS).
- Ervaring met werken in een team in een multidisciplinaire en multiculturele omgeving.
- Ervaring met werken met of binnen EU-instellingen of -delegaties, in een nationale diplomatieke dienst, of in een multidisciplinaire en multiculturele omgeving.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.