Project en Service Management Assistent

• Assisteren van projectmanagers en serviceteams bij dagelijkse operaties.
• Zorgen dat taken op tijd en binnen het bereik worden voltooid.
• Coördineren van planningen, organiseren van vergaderingen, voorbereiden van documentatie.
• Volgen van projectvoortgang en bijhouden van nauwkeurige gegevens.
• Afhandelen van serviceaanvragen, bewaken van deadlines, beheren van facturen of inkooporders.
• Ondersteunen van rapportageactiviteiten.
• Handhaven van kwaliteitsstandaarden, oplossen van kleine problemen en escaleren van complexere zaken naar senior personeel.
• Zorgen voor efficiënte projectuitvoering en hoogwaardige serviceondersteuning met duidelijke communicatie en georganiseerde processen.

Taken.

• Projectmanagementondersteuning.
• Ondersteunen van projectgerelateerde presentaties en documentatie.
• Toezicht houden op en handhaven van datakwaliteit in Business Management Tools.
• Ondersteunen bij de uitgifte van inkoopaanvragen, inkooporders en operationele niveauovereenkomsten.
• Opstellen van notulen en aantekeningen voor projectvergaderingen en Project/Programma besturen.
• Beheren en coördineren van projectgerelateerde vergaderingen.

• Minimaal 3 jaar ervaring in een projectadministratieve ondersteunende rol met toenemende verantwoordelijkheid.
• Ervaring met het organiseren en onderhouden van projectdocumentatie, inclusief versiebeheer en archivering.
• Ervaring met documentatiebeheersystemen en data-analysetools (bijv. Excel, SharePoint).
• Ervaring met projectmanagement- en/of Enterprise Resource Planning-tools.
• Ervaring met Business Information (BI) Tools voor het genereren van boekhoudkundige en financiële rapporten (inclusief tijdregistratie).
• Aantoonbare ervaring met het opstellen van statusrapporten en het uitvoeren van risicobeoordelingen.
• Vaardigheid in het volgen van projectmijlpalen, tijdlijnen, budgetten en voortgangsrapportage.
• Ervaring als contactpersoon tussen belanghebbenden, beantwoorden van vragen en verspreiden van updates.
• Kennis van projectbudgettering en ervaring met het volgen en rapporteren van financiële prestaties.
• Sterke organisatorische vaardigheden en multitasking-capaciteiten.
• Hoge aandacht voor detail en nauwkeurigheid.
• Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden voor effectieve communicatie met belanghebbenden op alle niveaus.
• Vermogen om teamleden te trainen en te ondersteunen bij managementtools.
• Kennis van NATO-verantwoordelijkheden en -organisatie.
• Geldige veiligheidsmachtiging op minimaal NATO SECRET-niveau.
• Zeer gemotiveerd, teamspeler, in staat om samen te werken in cross-functionele teams.
• Sterke luister-, schrijf- en communicatievaardigheden in het Engels (extra talen is een pluspunt).
• Geavanceerde analytische vaardigheden.
• Ervaring met het organiseren van vergaderingen, conferenties en evenementen, coördineren met diverse belanghebbenden.