De primaire taak is het ondersteunen van een directeur in haar dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast dien je ook taken voor andere directeuren te verrichten en achtervang te zijn voor collega's binnen het secretariaat wanneer nodig. Het volledige secretariaat bestaat uit drie medewerkers die tezamen drie directeuren ondersteunen. De functie is een voltijds functie en kan in overleg op vier dagen plaatsvinden, met een voorkeur voor afwezigheid op dinsdag.
Wat je doet
- Verzorgen van agendaplanning, afspraken en dienstvervoer, en oplossen van agendaproblemen.
- Afhandelen van correspondentie via e-mail en een documentbeheersysteem, en overzicht houden op de stukkenstroom.
- Fungeren als 'buffer' naar de interne organisatie en externe omgeving, vriendelijk en beslist optreden, en bewaken van de correcte gang van zaken.
- Verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard, en over administratieve en organisatorische processen.
- Ontvangen en begeleiden van bezoekers, en afstemmen met interne en externe spelers over afspraken en planning.
Wat ze vragen
- Werk- en denkniveau MBO.
- Relevante werkervaring als managementondersteuner of directiesecretaresse.
Profiel
- Kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
- Vaardigheid in secretarieel (administratief) beheer, coördineren van complexe informatiestromen en processen, en afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten.
- Goede beheersing van programma's zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint en overige standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen voor interne bedrijfsvoering en projectmanagement.
- Vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden, en het inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Klantgericht, stressbestendig, plannen en organiseren, organisatiegericht, samenwerken, integer.
- Prioriteiten kunnen stellen, zelfstandig, netjes en secuur werken, loyaal en dienstverlenend zijn.
- Kunnen werken in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische omgeving.
Praktisch
- Een veiligheidsonderzoek is onderdeel van de selectieprocedure, waarvoor een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste is.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.