Binnen een internationale organisatie wordt gezocht naar een ervaren Executive Assistant voor een tijdelijk contract van zes maanden. In deze rol ben je een vertrouwde partner voor senior leiders binnen de financiële afdeling, zorg je voor een soepele dagelijkse bedrijfsvoering en help je een omgeving te creëren waarin het leiderschapsteam optimaal kan presteren.
Je speelt een sleutelrol in het mogelijk maken van effectief leiderschap door te anticiperen op behoeften, prioriteiten te coördineren en operationele excellentie te waarborgen bij een breed scala aan administratieve en organisatorische activiteiten.
Wat je doet
- Beheren van complexe agenda's en planningen voor senior leiders.
- Coördineren van vergaderingen, voorbereiden van agenda's en ondersteunende documentatie, en zorgen voor alle logistiek.
- Organiseren van interne en externe vergaderingen, workshops, leiderschapsevenementen en off-site sessies.
- Verwelkomen en coördineren van bezoekers.
- Organiseren van virtuele en fysieke vergaderingen met behulp van samenwerkingstools.
- Zorgen voor afstemming en effectieve communicatie van deelnemers, locaties en materialen.
- Ondersteunen van leiderschapsteamvergaderingen en cross-functionele initiatieven.
- Coördineren van binnenlandse en internationale zakenreizen.
- Regelen van vluchten, treinen, accommodaties, visa en andere reisvereisten.
- Monitoren van reisgerelateerde budgetten en uitgaven.
- Voorbereiden van presentaties, rapporten, communicatie en andere zakelijke documentatie.
- Ondersteunen van projectteams met administratieve coördinatie en opvolgactiviteiten.
- Aanmaken en beheren van inkooporders en gerelateerde administratieve processen.
- Verwerken en monitoren van onkostendeclaraties.
- Assisteren bij onboarding- en offboardingactiviteiten in samenwerking met HR.
- Coördineren van praktische regelingen voor nieuwe en vertrekkende medewerkers.
- Ondersteunen van teamactiviteiten en speciale gelegenheden.
- Nauw samenwerken met collega Executive Assistants in een ondersteunend model, inclusief back-up dekking.
- Sterke relaties opbouwen met interne belanghebbenden, waaronder facilitaire, IT-, HR- en financiële teams.
- Kansen identificeren om administratieve processen en werkwijzen te verbeteren.
Wat ze vragen
- Bachelor's degree of gelijkwaardige professionele ervaring.
- Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant, bij voorkeur ter ondersteuning van senior leiders binnen een multinationale organisatie.
- Uitstekende organisatorische en prioriteringsvaardigheden, met het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren.
- Sterke communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels, schriftelijk en mondeling.
- Hoog niveau van discretie en het vermogen om vertrouwelijke informatie te behandelen.
- Ervaring met het ondersteunen van senior belanghebbenden in een snelle bedrijfsomgeving.
- Vaardigheid met Microsoft Office-applicaties, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
- Ervaring met systemen zoals SAP, Concur of vergelijkbare bedrijfsapplicaties is een voordeel.
- Sterke aandacht voor detail en een proactieve, oplossingsgerichte mentaliteit.
- Collaboratieve teamspeler met een klantgerichte aanpak en een toewijding aan excellentie.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.