Deze rol ondersteunt de dagelijkse operaties van een afdeling binnen een internationale organisatie. De specialist biedt uitgebreide administratieve, organisatorische en coördinatieondersteuning, gericht op effectief beheer van personeelsadministratie, officiële reizen, inkoopaanvragen, vergaderingen, documentatie en resource tracking.
De functie vereist uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden, sterke aandacht voor detail en het vermogen om gevoelige en vertrouwelijke informatie te behandelen in een professionele omgeving. Bekendheid met IT- en Cyber Security-operaties is een sterk voordeel.
Wat je doet
- Coördineren en beheren van officiële reisarrangementen.
- Ondersteunen van onboarding- en offboardingactiviteiten voor personeel.
- Monitoren van trainingsvereisten, aanvragen, goedkeuringen en opvolgacties.
- Beheren van de agenda van het afdelingshoofd, inclusief planning, prioritering en coördinatie van vergaderingen en afspraken.
- Organiseren van afdelingsvergaderingen, voorbereiden van agenda's, notuleren, bijhouden van actielijsten en opvolgen van besluiten.
- Bijhouden van besluit-, actie- en opvolgtracers.
- Opstellen, beoordelen en coördineren van interne communicatie namens het afdelingshoofd.
- Fungeren als primair administratief contactpunt voor cross-afdeling coördinatie en vragen.
- Volgen van serviceleveringsmijlpalen, projectstartdata, beoordelingen, deliverables en eindrapporten.
- Indienen en monitoren van inkoopaanvragen en gerelateerde administratieve activiteiten.
- Contact onderhouden met interne en externe belanghebbenden over reizen, inkoop en resourceallocatie.
- Ondersteunen van resource tijdregistratie, reconciliatie en rapportage.
- Nauwkeurige gegevens en informatie bijhouden in relevante systemen en platforms, waaronder SharePoint, Confluence, Jira, ServiceNow, Power BI en Excel.
- Aanvullende administratieve en coördinatieondersteuning bieden in lijn met de missie en operationele vereisten van de afdeling.
Eisen
- Hoger secundair onderwijs gecombineerd met relevante professionele ervaring in administratie, bedrijfs-ondersteuning, office management, informatiemanagement of een gerelateerd vakgebied.
- Aantoonbare ervaring in administratieve of kantoorondersteunende rollen, inclusief documentvoorbereiding, records management, coördinatie en gegevensonderhoud.
- Uitstekend geschreven en gesproken Engels, voldoend aan of hoger dan NATO STANAG 6001 Niveau 3 – Professionele Vaardigheid.
- Geavanceerde vaardigheid in Microsoft Word, inclusief documentopmaak, sjablonen, stijlen, tabellen, wijzigingen bijhouden en documentbeoordeling.
- Goede vaardigheid in Microsoft Excel, inclusief gegevensbeheer, sorteren en filteren, basisformules en onderhoud van tracking spreadsheets.
- Goede vaardigheid in Microsoft PowerPoint voor het voorbereiden van presentaties en briefingmateriaal.
- Sterke kennis van Microsoft Outlook en Teams voor communicatie, planning en samenwerking.
- Ervaring met SharePoint of vergelijkbare documentbeheersystemen, inclusief documentrepositories en versiebeheer.
- Vermogen om effectief te werken met IT-servicemanagement- en ticketsystemen, inclusief het aanmaken, monitoren en opvolgen van serviceaanvragen.
- Sterke organisatorische en tijdmanagementvaardigheden, met het vermogen om meerdere prioriteiten, deadlines en opvolgacties te beheren.
- Uitstekende proeflees-, documentkwaliteitsborging- en aandacht voor detailvaardigheden.
Wensen
- Ervaring met het ondersteunen van IT-, Cyber Security-, technische of andere operationele omgevingen.
- Ervaring met personeelsadministratie en onboardingprocessen.
- Een goed begrip van Cyber Security-principes, -concepten en -terminologie.
- Bekendheid met Penetration Testing en Vulnerability Assessment terminologie en rapportageprocessen.
- Vermogen om Cyber Security-beoordelingsrapporten te beoordelen, formatteren, proeflezen en kwaliteitscontroles uit te voeren, met behoud van hun technische betekenis en structuur.
- Bewustzijn van de gevoelige en vertrouwelijke aard van Cyber Security-informatie en het belang van passende informatiebehandelingspraktijken.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.