Als medewerker onthaal en administratie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers van een gemeenschapscentrum. Je verwelkomt iedereen met een glimlach en zorgt ervoor dat mensen zich thuis voelen. Je draagt bij aan een bruisende en verbindende ontmoetingsplek voor de lokale gemeenschap, artiesten en verenigingen.
Wat je doet
- Ontvangen van bezoekers aan de onthaalbalie, afwisselend met collega's.
- Klantvriendelijk beheren van de algemene mailbox en telefoon van het centrum.
- Beantwoorden van vragen of wensen van bezoekers en hen eventueel doorverwijzen.
- Maximaal twee keer per maand 's avonds of in het weekend aan het onthaal zitten.
Planning en organisatie.
- Beheren van activiteiten en inschrijvingen van het gemeenschapscentrum in de juiste software.
- Aanspreekpunt zijn voor zaalverhuur: aanvragen opvolgen, registreren in de planning en gebruikersovereenkomsten opmaken in samenwerking met de centrumverantwoordelijke.
- Noteren van vragen of wensen van zaalgebruikers en doorgeven aan relevante collega's (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge).
Administratieve ondersteuning.
- Verzorgen van een deel van de boekhoudkundige administratie en ondersteunen van de financiële werking.
- Verzamelen, verwerken en rapporteren van administratieve en financiële gegevens.
- Opstellen van officiële documenten en rapporten.
- Kopiëren, verzenden en klasseren van documenten en zorgen voor een gestructureerd archief.
- Opvolgen van de inventaris van kantoormateriaal en plaatsen van bestellingen.
Personeelsadministratie.
- Doorgeven van afwezigheden aan de personeelsdienst van een overheidsorganisatie.
- Ondersteuning bieden bij personeelsadministratie en -beheer.
Polyvalentie.
- Inspringen bij afwezigheid van collega's of bij extra hulpbehoefte.
- Meehelpen bij activiteiten (recepties, buurtfeesten, voorstellingen), soms 's avonds of in het weekend.
Profiel
- Maximaal een diploma van het secundair onderwijs.
- Interesse in de werking van een gemeenschapscentrum en bereidheid om het lokale netwerk te leren kennen.
- Zelfstandig en oplossingsgericht werken.
Eisen
- Kennis Nederlands (minimaal B1-niveau).
- Digitaal vaardig en bereid om nieuwe software aan te leren.
- Goede kennis van Office 365 (Outlook, Excel, Word, Teams).
- Geco gerechtigd zijn.
Wensen
- Kennis van het Frans, het Engels en eventueel andere talen.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.