Voor een internationaal opererende organisatie zijn wij op zoek naar een zelfstandige en proactieve Officemanager. In deze functie ben jij hét aanspreekpunt op kantoor en zorg je ervoor dat medewerkers, bezoekers en collega's zich welkom voelen. Je bent het visitekaartje van de organisatie en hebt een belangrijke rol in het creëren van een prettige, professionele en goed georganiseerde werkomgeving. Deze functie is vooral facilitair en organisatorisch van aard.
Je krijgt veel vrijheid om je werkzaamheden zelf in te delen en ziet zelf wat er moet gebeuren. Daarnaast ondersteun je HR waar nodig en zorg je ervoor dat zij zich zoveel mogelijk kunnen richten op hun eigen werkzaamheden. Je bent daardoor een echte spin in het web en hebt contact met collega's uit verschillende afdelingen, van kantoor tot productie en warehouse.
Wat je doet
Als Officemanager is geen dag precies hetzelfde. Je hebt een breed takenpakket en krijgt veel ruimte om zelf invulling te geven aan je rol. Jij houdt het overzicht, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken niet blijven liggen. Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het ontvangen van bezoekers. Jij bent het eerste gezicht dat zij zien en zorgt ervoor dat iedereen op een professionele en gastvrije manier wordt ontvangen.
Je neemt de telefoon aan, ontvangt gasten en zorgt ervoor dat afspraken en bezoeken goed verlopen. Ook op facilitair gebied ben jij de aangewezen persoon. Je houdt in de gaten of alles op kantoor aanwezig en goed geregeld is en schakelt waar nodig leveranciers of andere partijen in. Denk bijvoorbeeld aan kantoorartikelen, voorraad, koffie en thee, lunches en andere facilitaire zaken. Je krijgt in deze rol behoorlijk wat vrijheid.
Daarom zoeken we iemand die niet afwacht tot een collega vertelt wat er moet gebeuren, maar zelf om zich heen kijkt en actie onderneemt. Zie jij dat iets beter, slimmer of prettiger geregeld kan worden? Dan pak je het op.
- Ontvangen en te woord staan van bezoekers en fungeren als gastvrouw/gastheer en visitekaartje van de organisatie
- Beantwoorden en doorzetten van telefoontjes en algemene vragen
- Verzorgen en coördineren van eten, drinken en andere facilitaire voorzieningen
- Zorgen dat medewerkers in ploegendiensten goed worden voorzien
- Beheren en aanvullen van kantoor en facilitaire voorraden
- Contact onderhouden met leveranciers en externe partijen
- Signaleren en oplossen van facilitaire en praktische zaken binnen de organisatie
- Organiseren en ondersteunen bij bijeenkomsten, vergaderingen en interne activiteiten
- Meedenken over verbeteringen binnen de werkomgeving
Wat ze vragen
- Ervaring in een vergelijkbare functie
- Gastvrij, representatief en vindt het leuk om met verschillende mensen contact te hebben
- Proactief en ziet zelf wat er moet gebeuren
- Goed zelfstandig kunnen werken en prettig vinden om veel vrijheid en verantwoordelijkheid te krijgen
- Organisatorisch sterk en meerdere zaken tegelijkertijd in de gaten kunnen houden
- Leuk vinden om collega's te ontzorgen en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen goed geregeld is
- Goede beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, vanwege het internationale karakter van de organisatie
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.