In deze rol draag je bij aan het professionele imago van een organisatie in alle interacties met klanten, leveranciers en intern personeel binnen een kantooromgeving. Je levert uitstekende klantenservice en fungeert als dagelijkse managementinterface voor stakeholders en klanten om te zorgen dat Service Level Agreements (SLA's) worden nageleefd. Je ondersteunt ook de Facilities Manager met administratieve taken en teamgerelateerde zaken.
Wat je doet
- Effectief omgaan met zorgen of klachten van klanten en deze dienovereenkomstig communiceren.
- Input leveren voor maandelijkse rapporten, audits, compliance-verzoeken en kleine projecten uitvoeren.
- Samenwerken met de Facilities Manager om leverancierscontracten te beheren, servicekwaliteit, waarde en continue verbetering te waarborgen.
- De Facilities Manager ondersteunen bij het beheren en controleren van budgetten, het behalen van financiële doelen, het volgen van financiële processen en het produceren van tijdige en accurate rapporten.
- Inkooporders plaatsen en facturen ontvangen via een intern financieel systeem.
- Toezicht houden op de uitvoering van kleine projecten, inclusief kantoorverhuizingen en herinrichtingsactiviteiten.
- De bedrijfscontinuïteit van de klant waarborgen en Business Continuity Plans (BCP) en Disaster Recovery Plans (DRP) ondersteunen.
- Contractuele, compliance- en technische audits uitvoeren op leveranciersdiensten.
- Receptie- en helpdeskondersteuning bieden indien nodig.
- De Facilities Manager ondersteunen met algemene administratieve en ad-hoc activiteiten.
- Wekelijkse site-audits en maandelijkse Health & Safety-inspecties uitvoeren, geïdentificeerde problemen documenteren en opvolgen.
- Managementinformatie invoeren, verzamelen en verifiëren voor rapporten in lijn met contractuele vereisten.
- Het vergaderruimte-agenda- en boekingssysteem beheren.
- Vergaderruimtes onderhouden, inclusief algemeen onderhoud en opstelling.
- Kantoorartikelen, keukenbenodigdheden en fruit monitoren en bestellen.
- Bedrijfsmerchandise bestellen indien nodig.
- Assisteren bij de opzet van workshops, trainingen en interne/externe evenementen.
- De organisatie en coördinatie van bedrijfsevenementen ondersteunen.
- Catering en lunches bestellen indien nodig.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor EHSS-vragen van medewerkers.
- Dienen als Bedrijfshulpverlener (BHV'er) en Brandwacht.
- De coördinatie en administratie van EHSS-trainingen ondersteunen.
- Incidenten, bijna-ongevallen en veiligheidsproblemen rapporteren en loggen via interne systemen.
- Fungeren als algemeen aanspreekpunt voor kantoorvragen, problemen en verzoeken.
- Douane-gerelateerde vragen en documentatie afhandelen.
- Diverse administratieve ad-hoc taken ondersteunen indien nodig.
Eisen
- Vloeiend in zowel Nederlands als Engels.
- Sterke communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden.
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk uit te voeren.
- Professionele uitstraling en een klantgerichte instelling.
- Vaardigheid in Microsoft Outlook, Teams en algemene kantoorsoftware.
- Vermogen om vertrouwelijke informatie discreet te behandelen.
Wensen
- Ervaring met toegangscontrolesystemen of bezoekersbeheerplatforms.
- Basale ervaring met evenementencoördinatie.
- EHBO- en Brandwachtcertificering (of de bereidheid om deze certificeringen te behalen).
Profiel
- Vriendelijk, benaderbaar en proactief.
- Betrouwbaar en punctueel.
- In staat om kalm te blijven onder druk.
- Sterke probleemoplossende houding.
- Teamgericht, maar ook in staat om zelfstandig te werken.
Hoe solliciteren?
Bekijk de volledige opdrachttekst en sollicitatie-informatie zodra je sollicitatie op maat klaarstaat.
Bestel een sollicitatie op maat om de volledige opdracht en sollicitatie-informatie te bekijken.
Meer context, minder losse zoekuren.
Je krijgt net genoeg context om te beoordelen of deze opdracht interessant is. De volledige briefing, klantdetails en vervolgstappen blijven beschikbaar in de app.